業務の見える化で働き方を改善？！

こんにちは！
冷たい北風が吹き始め、コートが手放せない季節となりました。
街はすっかりクリスマス一色ですね。
イルミネーションが増えてきて、ついつい立ち止まり写真を撮ってしまいます。
さて、今回は「見える化」についてです。
よく聞くようになったけど、結局どういうことなの？と「見える化」の意味からお伝えします。
今の働き方を改善したい！と思っている方、必見です。

「見える化」とは？

近年、「見える化」という用語をよく聞くようになったのではないでしょうか。
業務の見える化、情報の見える化、課題の見える化など、
〇〇の見える化を業務中に聞くことや、ビジネス書などでも目にすることが多くなりましたよね。

では、そもそも、「見える化」とはどんな意味なのでしょうか。
簡単に言うと「目で見えなかったものを見えるようにすること」です。
例えば、この仕事はこの人しか手順を知らないといった属人的な仕事を、
手順書やノウハウをテキストや図に表し、他の人でも手順が分かるようにすることです。
見える化を行い、会社の業績数字や普段行っている業務を書き出すことで、不要な仕事や、現在の課題が分かりやすくなります。

でも、見える化の意味って「可視化とどう違うんですか？」と疑問を持たれる方もいらっしゃるかと思います。
次の章では、見える化と可視化の違いについてお伝えします。

「見える化」と「可視化」の違い

前の章で、見える化についてぼんやりとご理解いただけたかと思います。
しかし「見えるようにする」という意味では見える化も可視化も、同じ意味では？と思った方がいるかもしれません。
違いはずばり「見え方」にあります。

可視化とは、本来は見えない状態のものを見える状態にすることです。
例えば、遊園地でアトラクションに乗るとき、待ち時間がどれくらいかかるかを前もって知っておきたいですよね。

そこで、待ち時間を確認できるアプリをインストールすることで、乗りたいアトラクションの待ち時間を確認できる状態となり、効率良く遊園地を堪能することができます。
これが可視化です。

一方、「見える化」とは、可視化の「見えない状態のものを見える状態にすること」
に加えて、可視化した情報を常に「見える」状態にしておくことです。
下記の例になぞって「見える化」を確認してみましょう。

園内各所に看板を建て、誰からも「見える化」することで、アトラクション目的ではなく、雰囲気を楽しみに遊園地へきている方にも待ち時間情報が伝わります。
もちろんこの方は、アトラクションを乗りにきている訳ではないので、待ち時間を知る必要はありませんが、歩いている際に、建っている看板から各アトラクションの待ち時間が目に入ってきたときに、
「今日はこんなに混んでるんだ、であれば早めにレストラン入らないと混んじゃうかもなぁ」
と言った気付きを与えることができます。

また、見える化にはもうひとつ隠された意味があります。
それは「問題解決」です。
こちらについては第3章以降で詳しく解説していきます。

第2章では、見える化と可視化について簡単に説明しました。今後、これらの言葉を使用する際に「業務を見える化しよう」と「業務を可視化しよう」とでは全く違った捉え方をされてしまう可能性があります。

「見える化」のメリット

第1章、第2章で見える化の意味を把握いただいたかと思いますが、業務において見える化をすることで、具体的にどのようなメリットが発生するかについて疑問を持たれる方も多いのではないでしょうか。
この章では見える化を行うことで得られるメリットについて例をふまえてご紹介します。

メリット①　業務のミスや無駄の削減
業務で発生するミスや無駄な時間を「見える化」により削減することが可能です。
例えば、日常業務の一連の流れを書き出し、業務の「可視化」をした後に、一連の業務の中でどのような無駄や問題が発生しているのかを分析します。
それに加えて、業務を行う上での理想の流れをフローチャート等にまとめ、仕事場の誰もが見る場所に掲示し「見える化」を行うことにより、誰もが常に理想の業務の流れが目に入り、業務の正しい流れを意識できることでミスや無駄の削減につながります。

メリット②　 コストの削減
普段の業務でコストを常に意識するのは難しいですが、「見える化」を行うことにより日常でコストに対する意識付けを行い、コストの削減つなげることが可能です。
例えば、印刷を行う際の用紙代、インク代などの費用を削減したい場合、まずは1枚の印刷にかかるコストを書き出すことにより費用の「可視化」を行います。
それに加えて、可視化した1枚当たりのコストをコピー機の前に掲示する「見える化」を行うことで、社員全員が印刷にかかるコストを意識できるようになりコストの削減につながります。

何を「見える化」するべきか

前の章で、見える化のメリットについて具体例を用いてお伝えしました。
他にも日々の業務を見える化することで新たな発見が多々あります。
ただ、日々の業務は1つや2つという単位ではなく、いくつもあり、どれから手を付けたらいいか分からない、、、とお困りの方もいらっしゃるかと思います。
この章では、何を見える化するべきかのポイントについて記載していますので、優先順位などの参考にして下さい。

見える化を行う際のポイントは、業務の見える化自体を目的にするのではなく、業務へのインパクトが強い分野に目的を定めて行うことです。

営業活動やオペレーションの改善等、企業によって課題は様々ですが、自社の業務におけるインパクトが強い分野から見える化することで、最小限の時間で最大限の効果を生み出すことができます。
業務に対するインパクトが強い分野には重要である一方、多くの課題があり、なかなか手をつけることが難しいですが、見える化を行うことで、確実に業務を改善する行動の第一歩となります。

次の章では、「見える化をどう業務改善につなげていくか。」についてお伝えします。

「見える化」を業務改善につなげるには

この章では、「見える化をどうやって業務改善につなげていくか。」についてお伝えします。

今回は、営業数値の進捗について、例を挙げさせていただきます。
ホワイトボードやチームで利用している共通ページのトップ等に営業数値の進捗率を、営業チーム全員が見える箇所に置く事で、残り日数でどのくらい営業数値が必要かが把握できます。
把握した数値から、「あとどれくらい営業活動を行えば、今月の目標数値が達成できるか。どこに課題があるのか。」を考えられ、具体的な行動に移す事ができます。
また、チーム全員の進捗を掲載する事で、案件に対するディスカッションやノウハウの共有にも繋がりますので、チーム内のコミュニケーションが活発になります。

業務を見える化する事で、改めて業務自体を見直す機会を作ることができ、無駄な業務や新たな施策や業務を発見をする事ができ、業務改善だけではなく、業務推進にも繋がります。

最後に

見える化のイメージはつきましたでしょうか？
この記事をご覧いただいている方は、何かしら業務に課題を持ち、「見える化」について詳しく知りたい方かと思います。
これを機にご自身の業務を「見える化」してみてはいかがでしょうか。
業務における目標は常に目に入るようにし、「あとどれくらい足りないのか。残りの日数でどう行動していくか。」を日々考える事で、進捗率が常に確認でき、現在の行動の改善点が見え、行動を改善する事で、目標数値に対する意識が変わり、業務改善に繋がるかもしれません。

Canbus.は「見える化」や「働き方の改善」に繋がるサービスとなっておりますので、ご興味がございましたら、お気軽にお問い合わせ下さい。