ニューノーマル時代に求める業務改善　～その①～

こんにちは！
最近は暖かい日が増え、早咲きの河津桜が見頃を迎えているそうです。
春の訪れを感じますね。
本日3月7日は「サウナの日」です。
「サ(3)ウナ(7)」の語呂合わせにちなんで記念日が制定されたそうです。
「ととのう」で話題のサウナ、最近ではキャンプ場やホテルの各客室に併設されていたり、
テレビでも取り上げられているのをよく目にします。
疲労感が取れ、睡眠が深くなると言われているサウナ、
日々の疲れを癒すために試してみるのはいかがでしょうか。

さて、今回のテーマは「ニューノーマル時代にもとめる業務改善」です。
新型コロナウイルス感染症が世界中に蔓延し、テレワークやWeb会議など、
私たちの働き方が大きく変わりました。
そしていつの間にか「新しい働き方」が当たり前に浸透していますよね。
今回は、そんなニューノーマル時代に求められている”業務改善”に
スポットを当ててお話します！

1. 業務改善とは

業務改善とは、文字通り、「現在の業務をより良く改善しよう！」ということです。
つまり、みなさんの業務の中で困っていることを解決したり、いらない作業を見つけて、
無駄をなくすことで、効率的な仕事環境をつくっていこう！とする取り組みです。

業務改善で有名なのが、「ムダ・ムリ・ムラ」の考え方です。
日本を代表する自動車メーカー、トヨタで取り入れられてることで有名です！
では、業務改善を行うには何が必要なのでしょうか。
次章からは、業務改善に必要な方針や流れについて説明します！

2. 業務改善に向けた目指すべき方針をたてよう

現在、政府による働き方改革やコロナウイルスの影響によって
「ニューノーマル時代」とも言われる様々な変化が起こっています。
商談や打ち合わせがオンラインとなったり、紙の資料がデータとなったり、
申請業務がシステム上で完結できたりと私たちの環境は数年前と大きく変わりました。
これまでの働き方をしていては、あっという間に時代に乗り遅れ、淘汰されてしまうでしょう。

そこで今回のテーマにもあるようにニューノーマルな働き方に合わせて
「業務改善」をしていく必要があるのです。

業務改善といっても、改善すべき点は多岐にわたるため、
何から始めたら良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そんな皆様のために、まずは目指すべき方針を定めることから始めてみることをおすすめします。
改善すべき点を日々の業務の中で改善していくことももちろん大切ですが、
会社のビジョンや方針に沿った改善策でなければ、よりよい改善策とは言えません。
その課題を解決することで、誰にどのような効果をもたらすのか、
会社のビジョンから導きだし、改善策を練ることが重要です。

3. 課題を捉えよう

目指すべき方針が決まったら、現状分析を行います。
スタートラインが定まらないまま、やみくもに改善しようとしても、
改善されたのかどうか効果が曖昧になってしまいます。

例えばペーパーレス化を実現したい場合、
「資料を紙で管理していて、探すのに時間がかかる」「重要書類を紛失してしまった」
「共有するために大量にコピーしなければならない」など、、
現状分析を行うことで見えてくる課題がたくさんあるはずです。
目指すべき方針に近づくために、どのような課題を解決していく必要があるのか、
洗い出してみましょう。

4. 明確な目標をたてよう

問題点の洗い出しができたら、改善目標を立てましょう。
ここで考えるのは、課題解決のために、いつ(までに)・だれが・何をするのかです。

例えば、以下のように考えてみましょう。

ポイントは「ムリのないスケジュールを立てること」です。
一度に全部やろうとすると、今の業務が滞ってしまい、かえって非効率になりますよね。
適材適所で、できることからコツコツ改善していく計画を立てましょう。

5. 改善のための方法を考えよう

業務改善を行う目的や方針、スケジュールが決まりましたね。
ここからは、業務改善を行うために必要な手段について、検討していきましょう。

課題を洗い出したら、どのように解決できるか、アイディアを出します。
まずはITの力に頼らず、これまでの運用方法や手順、
業務のフローを見直すことで解決できないか、アイディアを出し合いましょう。

しかし、従来の運用を根本的に変える必要があったり、
今までと全くちがうやり方を取り入れる必要があったりと、
アイデアだけでは解決できない問題がでてきますよね。
とくにニューノーマル時代の現代においては、離れたチームメンバーとの
コミュニケーションや情報の共有が課題になるケースも多くみられます。
このようなときは、システムやサービスの導入を検討してみましょう。

まずは、オンプレ型かクラウド型かを選択しましょう。

ニューノーマル時代の現代においては、自社サーバーに依存しない
クラウドサービスの需要が高まっています。
業務課題に対してピンポイントでアプローチでき、
手軽に導入できるクラウドサービスが一般的になっているのですね。

オンプレで自社専用システムを開発しても、手軽なクラウドサービスを利用したとしても、
はじめて使うサービスは慣れないものです。
売り文句に流されず、スモールステップから少しずつはじめられるサービスを選びましょう。

自社の課題がどこに当てはまるのか、お悩みの方はページの一番下、
「お問い合わせフォーム」からお気軽にご相談くださいね。

6. さいごに

いかがでしたか？
今回はニューノーマル時代の業務改善について、業務改善の流れを中心にお話させていただきました。
次回のブログでは、業務改善で必ずと言っていいほど求められる『自動化』についてお話します。
「自動化ってなんだかむずかしそう…」と思わなくて大丈夫です！
今すぐ取り入れられる業務改善として、自動化するべきポイントを簡単にまとめますので、
次回のブログもぜひチェックしてくださいね！