お問い合わせ
こんにちは。
皆さんは、交通費申請、稟議などの申請が必要な場合、どう対応しておりますでしょうか。
社内システムで申請して、いつの間にか承認してるなど、承認された事に気付かなく、
共有漏れや二重に申請していたり、、、など各社によって課題は異なりますが、
もう少し改善できたらな。と思った事はありませんでしょうか。
今回は、申請時の通知機能について記載します。
申請処理の課題は？
申請についての課題は、
1. 期限が近づいても申請がなかなかあがってこない
・申請期日を忘れていた
・申請が必要なことを忘れていた
・申請に必要な書類が用意できていない…etc
2. 申請したのに処理してもらえない
・たくさんの申請処理で埋もれてしまう
・報告漏れによって承認者が申請に気付いていない…etc
など複数人が対象の申請に絡む事で、どこで止まっているのか、共有漏れや二重管理になっている事もあるのではないでしょうか。
Canbus.で申請業務を行う際、承認の通知の設定や、現在どこで止まっているかなどの進捗が把握できるので、
共有漏れや二重管理などのリスクも減ります。
Canbus.でできる通知とは？
Canbus.の通知機能の主な利用方法として、
Canbus.上で、レコードの更新・追加・ワークフローが進んだ時などに
指定したユーザーにお知らせができる機能です。
具体的にこのような時に活用できます。
－ワークフローで申請が回ってきたら通知をさせたい
－営業パーソンが日報を報告してきたら通知させたい
－案件管理に利用していて、更新があったら通知をさせたい
－複数社で管理していてアップデートがあったら通知させたい
その他、交通費申請や稟議などで、通知設定をすることで、タイムリーに対応することも可能です。
通知機能を活用するメリット
通知機能を活用するメリットとして、以下2点を挙げさせていただきます。
1,プロセス・ステータスの管理が把握しやすくなります。
例）ステータスの変更と同時に依頼先のユーザー通知されるので、コミュニケーションがスムーズに。
2,情報の周知・共有
例）最新のファイルを誰が管理しているかわからない。
例）重要な変更を確認してもらう手段がなく周知できない。
ファイルが更新された際や、重要な情報の変更は、メールなどで自動的に通知できるようにする。
情報共有をするメリットとして、担当者に確認する作業や電話をかけ直すなどの確認作業が減ります。
人数の多い通知先の管理や、パターンが多い場合の通知先管理が楽にできるようになります。
情報の周知共有に課題を持って、自社に合ったワークフローシステムを導入／構築するとしても、
購入に大きな金額がかかり、システムについても半年がかりで構築していく事が今までは一般的ではありましたが、
Canbus.は安価で利用ができ、導入後すぐに利用できるようテンプレートもご用意しております。
Canbus.で進捗状況などバラバラと管理されたExcelなどをクラウド上で一元管理し、
ストレスなく、プロジェクトなどを進行しませんか。
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