データベースを活用し、情報をすっきり整理しよう！

こんにちは！
本日、6月28日は「パフェの日」です。
最近はパフェ専門店も各地にオープンしたり、大人用のパフェが作られたりと
空前のパフェブームが到来しています。
この機会に美味しいパフェを召し上がってみてはいかがでしょうか。

さて今回のテーマは「データベース」です。
ペーパーレス化、働き方改革、リモートワークなど、
以前よりもデジタルデータを扱う機会が増加しています。
そして今後ますますデジタル化が進み、
紙ベースの書類や申請書は利用する機会がなくなっていくことが予想されます。
そこでデジタルデータをきちんと整理し、
活用していくための極意をご紹介していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

1. デジタルデータを整理しよう

皆さんは、日ごろのデータ整理にどのくらい時間をかけていますか？
一般的にデータ探しにかかる時間は1日約30分と言われています。
多いでしょうか？それとも少ないでしょうか？
感じ方は人によってさまざまではありますが、
年間で計算してみると約150時間もかかっているそうです。
上記は、デジタルデータではなく紙媒体のケースではありますが、
場合によってはパソコン内のファイルやフォルダも同様です。

デジタルデータのメリットは、
データの保管・検索が容易になること、劣化しにくいこと、
情報共有がしやすいことなどさまざまではありますが、
いくらペーパーレス化により社内のデータがデジタル化できていたとしても、
パソコン内のデータが整理できていないとデータを探すこと自体に時間がかかってしまいます。

その時間を他の仕事に使うことができたら、残業せずに済むかもしれませんよね。
夜はゆっくり自分の時間に充てることも可能です。
「今日は仕事もそんなに立て込んでないし、データ整理に時間をかけても問題ない」
と思い目的のデータを探し始めます。
しかし、日ごろ整理をしていないせいでなかなか目的のデータが見つかりません。
そうなると、探している側もだんだんイライラしてきます。

理想としては、「目的のデータが簡単に見つかる状態にしておくこと」ですよね！！
この理想を実現するための方法を第2章にて解説します。

2. データの整理におすすめ！データベースを活用しよう

デジタルデータを整理することは、情報共有を円滑にし、
データ検索の時間を削減するだけでなく、作業時間の短縮につながります。
第2章ではデジタルデータの整理に欠かせない、データベースについて詳しくご説明していきます。

そもそもデータベースとは一体何でしょうか。
データベースとは検索や蓄積が容易にできるよう整理された情報の集まりのことで、
一般的にはコンピュータ上で管理するデータを指しますが、
紙ベースの電話帳や住所録のこともデータベースと呼ぶ場合があります。
データベースを使ってデータを管理するメリットは以下のようなものが挙げられます。

このように、データベースはデジタルデータの活用や整理に大いに役立ちます。
データの数がさほど多くなければ、
データベースを作成し、管理する必要性はあまりないかもしれません。
しかしデータの量が増えてくると、
複数のデータを整理してまとめて保存しておくことが重要になります。
必要な時に必要なデータを簡単に抽出し、活用できなければ、
データを持っていても意味をなさないのです。

現在はデータ管理を効率化するためのデータベースツールが次々に登場しています。
そういったツールを効果的に用いて、情報をすっきり整理させましょう。

3. Canbus.でできるデータ整理

データベースを活用することで、効率的にデータ整理を行うことができます。
しかし、データベースにただデータを流し込んでいればいい、というわけではありません。
確かに、自動でフォルダ分け・関連付けの機能が充実しているツールもありますが、
あくまでそれは補助として活用し、最終的なデータの所在や選別は私たちが行う必要があります。
データのフォルダ分けや不要なデータの整理を行わないと、
今度はデータベース内が混雑してしまいます。

ここでは、データベースのプラスαとして使えるデータの整理術として、
Canbus.内で使える機能をご紹介いたします。

Canbus.には「ユニット」と呼ばれる機能があり、
ユニットでは、ホーム画面を分けて管理することができます。
ユニットは、Canbus.内の「部屋」のようなイメージでお使いいただけます。

例えば、組織やチーム毎にホーム画面を分けたい場合や、
「申請系アプリ」「マスタ系アプリ」などアプリを種別ごとに格納したいときに
便利な機能となります。
また、ユニットごとに「アクセス権」を設定することも可能ですので、
メンバー以外のユーザーには表示させないといった設定で、
使わないユニットを非表示にすることができます。

このように、ユニットは個人専用のページとしても、
フォルダ分けのようなイメージにも、用途に合わせて様々な使い方が可能です。

使わないアプリや必要ないアプリを非表示設定にすることで、
「必要なときに必要なデータがすぐ見つかる」状態を作ることができます。
Canbus.では、アプリ・テーブル・レコード・項目レベルまで、
細かくアクセス権の設定を行うことができます。

例えば、アプリの表示・非表示はもちろん、レコードや項目の入力値によって、
データの閲覧を許可するか等の設定ができるため、
自分に不要なアプリやデータが混在するのを防ぐことができます。

また、アクセス権を設定することで、共有データベースに起こりがちな、
第三者による編集や重要データの削除などのセキュリティ事故への対策も行うことができます。

Canbus.には、アプリ内に蓄積したデータを表やグラフで可視化できる「レポート機能」があります。
そして、レポート機能で作成した表やグラフを一画面上に配置し、
視覚的にわかりやすく表示させる役割を持つダッシュボード機能。
その他にも、ダッシュボードを作成すると、
レポートで作成したグラフの整理や編集が楽になることをご存じでしょうか。

例えば、レポートから、作成した表やグラフを参照する際、
データが増えれば増える程、レポート名から対象のデータを探すのが難しくなります。
作成した表やグラフを専用のダッシュボードにまとめておくと、
レポート名と実際のデータを一致させることができるので、必要なデータを見つけやすくなります。
また、ダッシュボード画面から編集画面へ直接遷移することもできますので、
データの管理が楽になります。

データの活用のみならず、管理にも最適なダッシュボードを作成してみてはいかがでしょうか。

4. まとめ

いかがでしたでしょうか。
デジタル社会の実現に向け、多くの企業がデジタル化を推進しています。
一人ひとりが活用できるツールやサービスを積極的に取り入れ、
増え続けるデータをきちんと管理していく必要があります。

『Canbus.』は手厚いサポートに加え、
ユーザー数無制限で1万円からお気軽に始めていただけます。
ぜひこの機会に『Canbus.』でデータベースを活用し、データの整理をしてみてはいかがでしょうか。