今更聞けない！ワークフローって？？

働き方改革がすすむ中、多様で柔軟な働き方への関心が高まっています。
また、ウィズ・コロナの時代に突入したことで、各企業が「テレワーク」や「リモートワーク」を取り入れるようになりました。
そんな新しいワークスタイルの実現には「ワークフロー」が鍵となります。
「ワークフローの見直し」「ワークフローシステム」「クラウド型のワークフローシステム」…。
よく耳にする言葉だけど、なんだか説明できない…。
そこで今回は、そもそも「ワークフロー」とは何か？というところから、
「ワークフロー」をシステムとして利用するメリットについて解説していきます！

ワークフローとは？

ワークフローとは、業務における申請・承認などの一連のやりとりの流れのことを指します。

たとえば、申請手続きで「誰が」どのように確認し、「承認する」のかをあらかじめ決めておくことで、スムーズに手続きを進めることができます。
申請手続きでは、さまざまな人の確認や承認のステップを踏むことが多く、申請の内容などによって承認のルートが変わることもあります。そのため承認数が増えるほどワークフローはとても複雑になります…。
「ワークフローシステム」は、そんな複雑な「申請から承認の流れ」を電子化・自動化したものです。ワークフローシステムを活用すると、電子化された申請書類が自動的に承認者へ流れていくので、スムーズかつスピーディーに業務を行うことができます。
さらに、「クラウド型のワークフローシステム」を利用すれば、PCやスマートデバイスから「申請・承認・回覧」を行えるので、時間や場所を選ばない、多様なワークスタイルにも対応することができます。

ワークフローシステムを導入するメリット

前章でワークフローってこんなもの。というのがぼんやりご理解いただけたかと思います。
この章ではそんなワークフローをシステム化することによるメリットを4つピックアップし、詳しく説明します！

①ペーパーレス化によるコストカット
・申請系の書類がすべて電子化され、書類がかさばりません。
・申請用紙や書類にかかるコストを大幅削減！無駄な資源を使わずに済みます。
・決裁された後はファイリング・保管スペースも不要。
さらにシステム検索ですぐに過去の文書が見つかり、書類紛失の心配もないため、管理が楽になります。

②記入ミスや承認の抜け漏れの防止
・サービスによっては記入ミスがある場合にアラートで表示する機能もあります。
・未確認の申請書の誤処分を防ぐことはもちろん、未承認の申請書の一覧表示などもできる　ので、承認の抜け漏れをなくすことができます。

③社内ルールの統一や情報の管理・共有がスムーズに
・「申請から承認」に関わる人物や組織、さまざまな情報とその流れがワークフローシステムとして可視化されるようになり、社内ルールや業務の見直しができます。
・申請フォームと承認ルートの一元管理により、必要な情報が必要な人に正しく伝えられることを担保できます。

④クラウド型ワークフローシステムで働き方改革などの多様な働き方にも対応
・クラウド型ワークフローシステムを活用すれば、どこからでもアクセスできるため、申請や承認、決裁業務のために出社する必要がありません。
・時間や場所にとらわれない働き方を実現します。

以上がワークフローシステム、クラウド型ワークフローシステムを導入するメリットになります。
目を惹かれるようなメリットが多くあったかと思いますが、そんなワークフローシステムにも、導入する際の注意点がございます。
例えば、自社の申請フローが複雑だった場合、製品によっては申請フローが複数設定できない事や導入後のルールが整理されておらず、導入後にフォーマットがばらばらで、業務負荷がかかってしまい、かえって負担になる可能性もあります。

また、組織変更など大きく会社が動く際に申請先や部署変更を自分たちで修正できる点や、既存システムとの連携、利用する社員への周知やマニュアルなど、導入してから先のリスクを考えてワークフローを導入しましょう。
料金などの部分に注目しがちですが、導入後のイメージや自分たちで使いこなせそうかの視点を加える事で、導入してからスムーズに運用ができるので、導入後のイメージをしっかりさせてワークフローシステムの検討をする事をおすすめします。

ワークフローシステムで業務効率化した事例

今までの章を経て、ワークフロー、ワークフローシステムとは何か。
導入することで自社にとってどんなメリットがあるか。というイメージがだんだん湧いてきたかと思います。
この章では更に明確にイメージができるように、ワークフローシステムを導入した企業が、
どのように業務効率化を達成したかについて、事例のご紹介をいたします。

Canbus.のワークフロー機能で実現できる事

Canbus. のワークフローは「クラウド型のワークフローシステム」となるため、2章で書いた4つのメリットを十分に活用できます。
Canbus. ではそれ以外にも、運用中に組織変更や業務フローの変更により、交通費申請や稟議書などの申請先を変更したい時も、直感的操作ですぐに修正が行えます。
通常の業務システムだと、長期間要する修正が自分たちですぐに修正できるため、働き方改革や変化の激しい現代において、すぐに業務改善ができます！

＜関連記事＞
申請処理の改善のポイントについて
https://canbus.com/tips-blog/function/2020-05-27/post-2117/

最後に

いかがでしたでしょうか。
ワークフローは業務の数だけ複雑になっていきます。
ワークフローシステムを活用し、自動化すれば「コスト」「管理」「時間」など、あらゆる部分でメリットが生まれます。また、トラブルやクレームへの対処も設定しておくことで、臨機応変なサポートに対応したり、設定したワークフローの経過を観察、分析することでその業務プロセスの改善やデータの蓄積にも役立てることができます。

さらにクラウド型のワークフローサービスを使えば、テレワークやリモートワークも快適に行えるようになります。
このようにワークフローを見直すことで、業務の効率化や多様な働き方をサポートなど、日常業務のさまざまな課題解決につながります。
これを機に、ワークフローについて考えてみるのもいいかもしれませんね！