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こんにちは！
新しい年になり、もう一カ月がたちますね。
毎年のお正月に一年間の目標を決めているのですが、今年は簡単な目標を100個リストアップしてみました。
毎月振り返りをして100個すべて達成できるように頑張ります！
ちなみに、目標は紙に書いたり声に出すことで実現できる可能性が高くなるそうです。
さて、今回は BIツール についてです。
業務において大事な決断を迫られたとき、あなたは何を基準にしますか？
過去の経験や資料を基にする方が多いと思いますが、その経験や資料、どこまで遡って見ていますか？
すぐに出てきますか？
これらの悩みや不安は、BIツールを駆使することで解決できます！！
1.BIツールとは
そもそもBIツールの ”BI” とは、ビジネスインテリジェンスの略で、大量の企業データを収集・分析して、意思決定に活用しよう！というものです。
そして、それをツール化したものが「BIツール」です！
ちなみに、ここでいう企業データとは、企業が持っているデータすべてを意味しています。
商品の売り上げをまとめたグラフや顧客の意見をまとめた資料、今まで開発した商品一覧などすべて含まれます。
「活用するって具体的にどうやるの？」と思われる方も多いのではないでしょうか。
一般的な流れとして、BIツールは下記のように利用していきます。
1.分析するためのデータを収集する
2.収集したデータに定義付けをして情報にする
3.情報を自社の現状と照合して汎用的な知識にする
4.知識を実践的な場面で活用して知恵にする
また、” 大量のデータを分析して意思決定に活用する ” という点で言うと、「意思決定支援システム(DSS)」というものがあり、共通している部分も多いです。
これらの決定的な違いは、「意思決定支援システム(DSS)」では一部の専門家が利用することを前提に作られているのに対し、BIツールは誰でも手軽に利用できることを前提に作られています。
2.BIツールを利用するメリットとデメリット
さて、BIツールというものがなんとなくわかってきたと思いますので、もう少し詳しく見ていきましょう！
ここからは、BIツールを利用するメリットとデメリットをお話します。
あなたの置かれている状況と照らし合わせて有効的なツールと言えるのか、ぜひ考えてみてください。
【BIツールを利用するメリット】
①データ分析の時間を短縮することができる
BIツールを利用することで、データの分析にかける時間を短縮できます。
分析と言えばExcelを利用することが多いと思いますが、大量のデータ分析だと動作が重くなったり、関数など知識も必要になります。
BIツールには、分析機能が搭載されていることが多いため、知識が少ない方でもスムーズに分析できます。
②属人化や不確定要素を取り除くことができる
知識や経験などの属人的なものや、勘などの不確定要素の多いものに頼ってしまっている方もいるのではないでしょうか。
収集したデータを情報や知識として整理し、必要な人が必要なときに確認して利用できるようにすることができます。
これにより、属人化の防止や不確実な意思決定の防止につなげることができます。
③未来の見通しを立てることができる
大量のデータの中から法則性を導き出すことにより、仮説をたて、事前に検証や確認を行うことができます。
④新たな発見をすることができる
データを分析する過程で、法則性や関連性などの新たな発見をすることもあります。
これにより、新たな機会の創出などにつなげることができます。
⑤システムを横断したデータ分析をすることができる
複数のシステムに散在しているデータを、BIツールなら一カ所に集めて分析できるので、システム単体で出力するレポートでは知りえなかった情報が得られることもあります。
【BIツールを利用するデメリット】
①費用面の不安
BIツールの利用にあたり、システム自体の費用や人件費などが必要になります。
このあたりは専門家に相談するのが望ましいでしょう。
②即効性の効果は期待できない
BIツールの利用は、データの収集・分析・検証・実行と様々な工程を行った後に効果が現れ始めることが多いため、導入してから軌道に乗せるまでに時間がかかります。
また、専任の担当者を就けるのとそうでないのとでは、上記の工程を進行するのにかかる時間にも差が出てきます。
BIツールの運用にあたり、プロジェクトチームなどを作成して活用までの時間や上記工程の進行を、できる限り短縮すると良いでしょう。
③データ同士の連携をできるかが鍵
メリットに、システムを横断したデータ分析ができることをあげましたが、データ間で連携ができないと意味がありません。あらかじめ調べておくとよいでしょう。
3.BIツールを活用した事例
ではここで、実際にBIツールがどのように活用されているのか、事例を用いて説明します！
これは、BIツールの活用で働き方改革を実現した事例です。
S社では働き方改革を推進しており、社員の残業時間を減らしたいと考えていました。
しかし、ただやみくもに残業を減らせと指示するだけでは、一時的に改善することがあってもすぐに元の状態に戻ってしまうでしょう。
そこで、S社ではまず働き方改革の目的を明確化しました。
「残業時間を減らすことで、社員の業務負担のみならず、私生活の充実にも繋げる」です。
残業時間を減らすことが目的ではなく、減らしたことによる効果を目的としました。
次に、現状を把握するため、大量に貯まった勤怠データの分析を進めていきました。
分析を進めていくと、「社員の残業時間が多い気がする。」とぼんやりしていた課題が、「営業部門の、特定の時期が極めて残業時間が多い。」という明確な課題に変わりました。
さらに分析を進めていくと、営業部門の中でも特定のプロジェクトに参画している社員が会社が許容している基準を大幅に超えて残業していることに気が付きました。
その特定のプロジェクトでは、プロジェクト柄書類のやりとりが膨大で、不必要な社内の事務処理が大量発生していたのです。
これは、全社で収集していた勤怠データと、営業部門のみで運用していたプロジェクトごとの進捗確認ツール内のデータを照らし合わせた、”システムを横断した”データ分析により得られた情報でした。
ここでわかったことから、「営業部門の残業を減らす方策」として、社内の業務フローの効率化を図り、改善していきました。
その結果、従来と同数の書類のやりとりが発生しても、営業部門にかかる事務処理の負荷が大幅に削減されました。
4.さいごに
いかがでしたでしょうか。
BIツールは、有効的に活用できれば企業活動にとても良い影響を与えるものとなります。
しかし、目的が不明確であったり、きちんと準備せずに導入してしまうと、その効果は十分に得られないと思います。
なので、まずはどんなことを実現したいのかを明確にすることから始めましょう。
あとは、費用面や実現方法、そもそもBIツールの利用が有効的なのか？など、相談に乗らせていただきます。
弊社では、専任の担当者によるサポート体制を整えています。
いっしょに実現に向けてお話しませんか？
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