RPAとは？基礎知識から導入のポイントまでを解説！

こんにちは！
今年のバレンタインデーはみなさまいかがお過ごしでしたか？
『2021バレンタインデー』は、例年よりも個包装のチョコレートや
高カカオのチョコレートが多く売れたみたいです。
他には「義理マスク」と呼ばれる、マスクがチョコレート箱に入った商品も
ひそかに人気を集めていたみたいですよ！
「義理マスク」…ホワイトデーの参考にいかがでしょうか？？

さて、今回は「RPA」について解説します。
業務の効率化や人手不足の解消、働き方改革の手段としても注目されていますよね。
そんな話題のRPAについて、今回は2週に分けてたっぷり解説していきます！
ここでは、基礎知識や導入のメリット、注意点などをしっかりとおさえていきましょう。

1．RPAとは？
2．従来の自動化サービスやシステムとの違い
3．RPA導入のメリット
4．リスクと注意点
5. まとめ

1．RPAとは？

RPAとはRobotic Process Automation(ロボティク・プロセス・オートメーション)の略であり、
「ロボットによる定型業務の自動化」を意味します。
もっと簡単に言うと、人の代わりに業務をこなしてくれる自動化ツールということです。
RPAは、オフィスで人が行う単純作業(データ入力やコピーアンドペースト)や
手順が決まっている定型業務、繰り返しのルーティンワークなどの自動化を得意としており、
パソコン上で行う事務作業への導入率が近年高まっています。

2．従来の自動化サービスやシステムとの違い

RPAは、従来型の自動化サービスやシステムと混同されてしまいがちです。
というのも、すべて「自動化」という共通のキーワードで語られることが多いためです。
ここでは、他サービスやシステムとの違いについて見ていきましょう。

★AIとの違い
RPAが「シナリオにもとづく自動化」ならば、AIは「判断をともなう自動化」です。
RPAは人によって定められたルールや与えられた指示に沿って業務を行いますが、
AIは自ら最適な判断を行いながら業務を遂行していくため、
想定外のリスクにも対応できる場合があります。
一方で、AIは自律して行動するため、判断までのプロセスやトラブルが発生した際の
責任の所在が不明であるという問題もあります。

★RPAツールとExcelマクロ、GASとの違い

まず、それぞれのシステムの特徴をざっくりと表にまとめてみましょう。

※Excelマクロ・・・Excel内で可能な処理(データ入力・集計・グラフ作成等)を
自動化することができます。

※GAS(Google Apps Script)・・・Googleが提供しているサービスやツールの
操作・連携・プログラムを自動化することができます。

業務の中で、ExcelマクロやGASを扱っている企業も多いかと思います。
これらは、業務を自動化するツールという点ではRPAツールと共通していますが、
プログラミング知識面や他ツールとの連携などという点では異なることがわかります。

RPAやExcelマクロ、GASを有効に活用するためには、それぞれレベルは違えど
プログラミングの知識を必要としますし、他ツールとの連携の範囲もそれぞれ異なります。
もちろん、それぞれのツールに特色や得意分野がありますので、自動化ツールを選択する際には、
扱う人のスキルや作業内容、環境に合わせたものを選択する必要があります。

3．RPA導入のメリット

①人為的ミスの削減
人の手で業務を行う場合、どうしてもミスや漏れが発生してしまいます。
RPAは、人によって決められたシナリオ通りに業務を行うため、
このような人為的ミスを防止し、正確に作業を行うことができます。
また、ミスが削減されるので品質の向上につながると考えられます。

②業務のスピードアップ
RPAは、人が処理することによるケアレスミスが無くなるため、
正確且つ一定のスピードで業務を実行することができます。
そのため作業スケジュールの短縮が見込めたり、作業計画が立てやすくなります。

③時間の有効活用
RPAはロボットなので24時間業務を遂行できます。
単純作業に割いていた時間を別の業務にあてれば、
新しい事業へ着手できるなど、業務の幅を広げることができます。

④設計や修正がしやすい
現在、誰でも感覚的に操作することができるRPAツールが多数存在します。
これにより、専門的な知識や複雑なプログラミング技術を持たなくても、
働く人が感覚的に現場に合わせてロボットの設計や変更を行うことが可能です。
また、企業を悩ませていた業務フローや社内のルール変更による「システム修正」も、
RPAツールを使えばすぐに修正内容をシステムに反映させることができます。

4．リスクと注意点

このように、労働時間の短縮や時間の有効活動など、
業務の効率化において注目されるRPAですが、その利便性とは反対に、リスクや注意点も存在します。
RPAの効果を最大限発揮するためにも、リスクや注意点もしっかりと理解しておきましょう。

①高価な導入コスト
RPAツールを導入するにあたり、ライセンス費用・開発費用・メンテナンス費用の
年間コストを考えなくてはなりません。安いもので年間100万円程度、
高いもので1000万円以上かかります。
もちろん、実現できる機能が豊富であればあるほど金額は高くなりますので、
「高いツールを導入したけど使いこなせなかった」という失敗が
起こらないように注意しなくてはなりません。

②誤作動や停止
RPAは前提として、人が設定した「指示通り」に作業を遂行します。
本来であれば指示通りに作業しない、というようなことは発生しませんが、
下記の理由でRPAが誤作動を起こす可能性があります。

・「指示」が誤っている場合
そもそも設計が間違っている場合、RPAはその誤りを検知することができません。
そのため、人がミスに気が付くまでメールの誤送信や誤入力などの
間違った作業を繰り返してしまいます。

・システム障害にともなう業務停止
RPAの実行環境で何らかのシステム障害や変更が行われた場合、
RPAを介して行われる業務は停滞してしまいます。
例えば、RPAをインストールしているサーバーに障害が発生したり、
処理を実行するパソコンがアップデートすることで業務が停止したりしてしまいます。

③RPAの野良ロボット化

・管理者の問題
野良ロボットとは、管理者が不在となったRPAのことを指します。
管理者の部署移動や退職、使用権限の変更があったとしても
ロボットにはその変更は自動で反映されないので、
最後に設定された作業を永遠に繰り返します。
このように、RPAを扱うには管理者によるこまめなメンテナンスが不可欠なのです。

・メンテナンスの難しさ
RPAはプログラミングが不要で導入が比較的簡単ではありますが、シナリオを設定したり、
メンテナンスに関してはそれなりのプログラミング知識を必要としたりします。
RPAの担う業務が複雑になればなるほどプログラミングの知識や
プログラミングの思考が必要となりますので、初心者にはとても難しい場合がほとんどです。
また、RPAはシステムの変更やパソコンのアップデートや外部ツールの
仕様変更が起こるたびに設定を変更させる必要がありますし、
情報セキュリティ対策も常に行う必要があります。

④セキュリティ課題
RPAに潜む、情報漏えいの危険も忘れてはなりません。
例えば、RPAの業務内に、IDやパスワードを用いてログインを行う作業がある場合、
ロボットの設計にログインIDやパスワードを埋め込む必要があります。
システムの管理上、埋め込んだ情報は社内の人間であったとしても
第三者に知られることになりますし、
誤った設定を行えば外部へ個人情報を流出させてしまう可能性もあります。