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こんにちは！
3月1日、新しい月の始まりは、なんだかワクワクしますね！！
さて、先週に引き続き『今日は何の日？』のコーナーです。
3月1日は「豚の日」です。
1972年にアメリカの姉妹が、最も優れた家畜である豚への感謝を込めて制定したそうです。
この日には、動物園や学校などで豚肉料理がふるまわれるなどの行事が各地で開催されています。
この事実を踏まえて、豚の命をいただいていること、生産者の方にも改めて感謝をして、
食べたいですね。
ちなみに、皆さんが好きな豚肉料理は何でしょうか？
好きな豚肉料理ランキングでは
1位：とんかつ
2位：生姜焼き
3位：豚汁
という結果が出ています。
私は、豚丼が好きです！！！
さて、今回は「テレワーク」についてです。
今更？と思う方もいるかもしれませんが、
柔軟な働き方が求められつつある現代において、
改めて見直してみませんか？
下記にて詳しく解説させていただきます！！
1.テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違い
テレワークとは、社員が会社に出社することなく、会社以外の場所で働くことができる、
オフィスに縛られない柔軟な働き方を指します。
テレワークのほかに、よく似た用語として、リモートワークや在宅勤務があります。
これらの用語、コロナウイルスの影響でよく聞くようになりましたよね。
実はこれらの用語、少しずつ意味が違うんです！テレワークと何が違うのでしょうか。
ここでは、テレワーク、リモートワーク、在宅勤務について説明します。
【テレワーク】
・離れたところ(tele)と働く(work)を合わせた用語である。
・社内規定の場所でなら、自宅以外でも働くことができる。
・政府が公式に使用している用語である。
【リモートワーク】
・遠隔地(remote)と働く(work)を合わせた用語である。
・言葉の意味は、基本的にテレワークと同じである。
【在宅勤務】
・自宅で働くこと。
・子育てや介護などの理由で、コロナウイルスが流行する前から導入している会社もある。
2.テレワークのメリット・デメリット
上記で紹介したように、テレワークやリモートワーク、在宅勤務など呼び方や意味はさまざまですが、
社員が会社以外の場所で働くという点では共通しています。
では、そもそもテレワークを行うことのメリット・デメリットは、何があるのでしょうか？
下記にて解説します！！
【メリット】
①費用の削減
テレワークを行うことで、交通費を削減することができます。
とある調査で、通勤者の1ヵ月の定期代の平均額を調べたところ、約1万5000円という結果が
出ました。
これを1年間企業が負担するとなると、1人当たりの通勤手当の平均は年間18万円となります。
従業員の数が10人、100人規模となると、決して見過ごせない金額なはずです。
②通勤時間の短縮
電車で毎日通勤している方にとって、満員電車を苦痛に感じている方も多いのではないでしょうか。
実は、通勤にかかる1日の時間が全国平均で往復1.9時間という統計が出ています。
月単位で考えると、何十時間も通勤に時間をかけている事になりますよね。
それが短縮できれば、社員のワークライフバランスはより良くなるのではないでしょうか。
③離職率の低下
育児や介護を理由に、やむなく退職する方もいらっしゃるのが実情です。
テレワークを行うことで、社員のライフイベントにも柔軟に対応しやすくなるため、
育児や介護を理由とする退職者が減り、離職率の低下が期待できます。
【デメリット】
①コミュニケーションが取りにくい場面もある
テレワークを行うと、他者とのやり取りが、対面から画面越しになります。
そのため、近くにいればすぐにアドバイスできることも、テレワークでは時間がかかる
場合があります。
また、いつもしていたオフィスでの何気ない会話もなくなってしまうため、
上司や先輩、新人間での距離がつかめず気軽な質問もしにくくなります。
対処法としては、チャットツールを活用することで、場所を問わずリアルタイムで
かつ複数人でのコミュニケーションが可能です。
②業務効率が落ちる可能性もある
1.公私の切り替えがしづらい
実際にテレワークを行う場合、自宅での実施が多いのではないかと思います。
本来、プライベートな場所である自宅で長時間仕事をすることで、
オンオフの切り替えが難しくなります。
その結果、人によっては精神面での負担となることもあります。
2.環境
ネットワーク環境が整えられている会社に比べて、自宅では同様の環境が
整っているわけではないため、業務が進みにくいこともあります。
また、デスクやイスなども、会社と比べると業務を行うのに最適ではないことも多いため、
腰を痛めるなど体への負担も増えるでしょう。
③セキュリティ対策が必須
機密情報を社外に持ち出すことにより、情報漏洩のリスクが高まります。
テレワーク用のガイドラインを作成したり、情報漏洩対策のシステムを導入するなどの
対策が必須になります。
3.テレワークを実現するためには
テレワークについて、メリット・デメリットを踏まえ、実現するためには何が必要なのか、
今回は「ガイドライン」と「必要なツール」に絞って解説します。
【ガイドラインの作成】
テレワークでは、セキュリティ面にも大きなリスクが潜んでいます。
多くの場合、企業のデータはオフィスの中で管理され、外部の人の目に触れることはありません。
しかしテレワークを行う場合は、
企業のデータがノートパソコンやスマートフォンの端末で利用されます。
そのため、インターネットを経由した攻撃に対処できるオフィスとは異なり、
必ずしもテレワーク先の環境がウイルス攻撃に対処できるとは限りません。
また、ウイルス感染以外にも、端末の紛失、不正利用といったリスクもあります。
これらのリスクに対処するために、テレワークの方向けにガイドラインを
作成することは必須といえます。
【ツールの導入】
テレワークを行うにあたり、次のようなツールが必要になります。
・チャットツール
チャットツールでは、メールよりも簡単にコミュニケーションを取ることができます。
また、メールと比べると、チャットツールでは会話をするようにメッセージを
送りあうことができるため、リアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。
・勤怠管理ツール
対面でやりとりができないテレワークでは、社員の労働状況を把握することが難しくなります。
厚生労働省によると、会社は社員1人1人の「労働日数、労働時間数、休日労働時間数、
時間外労働時間数、深夜労働時間数」を確認し、記録しなければなりません。
そこで、社員の在籍・離席を把握できたり、打刻時間のみではなく、実労働時間も
正確に記録できる等の勤怠管理ツールの導入が必要です。
・ビデオ会議のためのツール
業務を行う中で、社内社外問わず、打ち合わせは必要不可欠なものです。
最近では「zoom」や「Google Meet」「Microsoft Teams」等、高性能なものが存在しています。
それらを使用して、テレワークでの打ち合わせも問題なくできることでしょう。
・ファイル共有のツール
業務を行う中で、資料や書類をリアルタイムで共有できるツールは必要不可欠です。
うまくファイルが共有されていないと、認識の誤差が生まれ、他者の業務が滞ることもあります。
メールに添付して共有するのに比べて、ファイル共有ツールを使用すると、複数人への共有も
簡単にできます。
・カレンダーツール
各々がお互いの予定の情報を共有しておくことで、相手のスケジュールを把握しやすくなります。
例えば打ち合わせの日時設定の際に、打ち合わせの人数が多くてもスケジュールが
あらかじめ共有されていれば、容易に日時の指定をすることができます。
4.テレワークの事例
A社では、テレワーク可能な部署はテレワークを実施し、基本的にお客様との打ち合わせは
Web会議で行っていました。
しかし、テレワーク中の社員にアンケートを実施したところ、会社として対策していた
部分とは違うところで、チームメンバーへのタスクの割り振りがしにくいと感じている
社員や、申請書を提出するために出社することを苦痛に感じている社員がいることが
分かりました。
このことから、テレワークを通して
「情報共有の不足」と「ペーパーレス化が進んでいないこと」
という2つの課題が浮かび上がりました。
ペーパーレス化を実現するためにワークフローを導入したところ、申請書を提出するために
出社する必要はなくなりました。
さらに、情報共有ツールを導入したところ、各々が持っているタスクの状況の把握と
タスクの最適な割り振りができるようになりました。
今後は出社とテレワークを社員一人一人が選択できるよう、新たなツールの導入や、
社内のガイドラインの整備を進めています。
5.さいごに
いかがでしたでしょうか。
現在、コロナウイルスの影響でテレワークという働き方が注目を浴びています。
また、コロナウイルスに限らず、「出社」と「テレワーク」どちらも選ぶことができる
柔軟な働き方が求められる時代になりつつあります。
テレワークを導入するためには、さまざまなツールを活用していく必要があります。
しかし、一度に複数のツールを導入するとなると、コストや労力がかかりますよね。
弊社が提供するCanbus.では、勤怠管理や情報共有等のツールとして、
貴社の業務に合うようなアプリを作成したりカスタマイズしたりすることができます。
さらに、ユーザー数無制限で1万円から手軽に始めることができます。
ツールを活用して、より良い働き方を目指すために是非とも参考にしてみてくださいね！
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