リモートワーク時代に必要不可欠！ワークフローシステムの重要性と活用術！（前編）

2020年で最も大きなビジネス環境の変化といえば、
リモートワークと答える方も多いのではないでしょうか。
コロナ禍で半ば強制的に突入したリモートワーク時代。2021年となり、
幾度となく危機を乗り越えてきた日本社会ですが、未だ予断を許さない状況です。
そんな新たな働き方を知った今、近いうちに訪れるであろうワクチンの普及、
新型コロナウィルスの終息の先には、企業としても勤めている社員にとっても
求められる姿は以前と一緒ではないのではないでしょうか。

そこで今回は、リモートワークに必要なツールの一つとして、業務を効率よく進め、
どこでも申請業務を可能とする「ワークフローシステム」に注目してご紹介します。

このブログをご覧いただければ「ワークフローシステム」を一通り押さえられるよう
前編・後編にわたってリモートワークとの関係性やメリット、
導入の流れや実例をお伝えしていきますので是非ご覧ください！

まず、前編はリモートワークにおける必要性やいまさら聞けないワークフローの意味、
導入することで受けられるメリットなど、ひとつずつお伝えしていきますね！

1.リモートワークにおけるワークフローシステムの必要性
2.(いまさら聞けない…)そもそもワークフローシステムって？
3.ワークフローシステムを導入するメリット
4.今回のまとめ

1.リモートワークにおけるワークフローシステムの必要性

これまでなかなか進まなかった働き方改革ですが、多くの企業がリモートワークを導入したことで、
「生産性向上」「人手不足解消」という課題を乗り越えようとしています。
リモートワークと言えば、「Web会議」とイメージされやすく、ビデオ会議ツールを導入することで
「いざ！リモートワーク開始！」と意気込む中小企業の経営者も多く見られます。

しかし、現実はどうでしょうか。
そもそも会議をするために必要な経費の申請や各種届出、稟議書や計画書などを
紙媒体で行っていることで、「その”承認依頼”のために出勤をしなければいけない…」
なんてことが実在しているのです。
このような「リモートワーク」の課題を解決し、
改革を行うことができるのが「ワークフローシステム」となります。

次章では、聞いたことはあるけど実はよくわかってない方のために
「ワークフローシステム」を詳しくご紹介していきます。

2.(いまさら聞けない…)そもそもワークフローシステムって？

そもそもワークフローとは、業務における申請から承認までの一連の流れのことを指します。
今までは、会社で何か購入したい物があれば紙の申請書に記入し、
上司のところまで持っていき承認の印を押してもらってから購入する、という流れがありました。

申請といっても、さまざまな種類があります。
・休暇申請
・出張申請
・残業申請
・出張精算申請
・交通費精算申請 etc…

上記のような申請では、各部署の上長による承認・押印が必要となり、
決裁が完了するまでには、多くの手間と時間がかかります。
これらのワークフローを効率化するために、登場したのが「ワークフローシステム」です。
ワークフローシステムでは、書類の申請から承認までの手続きを電子化することによって、
これまでかかっていた申請に関する業務負担を軽減することができます。
申請者は、オンライン上のフォームに必要事項を入力することで申請が完了し、
承認者に情報が送られます。
承認者は送られてきた情報を確認して承認を行います。
ワークフローシステムを活用すると、電子化された申請書類が自動的に承認者へ流れていくので、
スムーズかつスピーディーに業務を行うことができます。
さらに、「クラウド型のワークフローシステム」を利用すれば、
PCやスマートデバイスから「申請・承認・回覧」を行えるので、
時間や場所を選ばない、多様なワークスタイルにも対応することができるのです。

3.ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローの重要性を感じていただけたと思いますが、
実際に導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
こちらで説明いたします。

1.ペーパーレス化によるコストカット

今まで申請書類がすべて電子化されるため書類がかさばりません！
これにより、紙代やインク代等のコスト、それらを保管する場所やファイリングする時間が
不要になります。
リモートワークの推進で多くの企業が社屋の縮小を進めている昨今、
保管場所を取らないのは意外と大事な要素ですよね。
資源も無駄にすることがないので、環境への配慮にもなって企業として良いのではないでしょうか。