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こんにちは！
本日、4月26日は【よ(4)いふ(2)ろ(6)】の語呂合わせにちなんで「よい風呂の日」だそうです。
今は中々足を延ばすことはできませんが、来年の今頃はのんびりスパ施設や温泉で
お風呂に楽しく浸かれる日が来るといいですね！
さて、前回は『リモートワーク時代に必要不可欠！ワークフローの重要性と活用術！（前編）』
ということで、
「ワークフローシステムとは？」「リモートワークにおいてのワークフローシステムの必要性」
「ワークフローシステムを導入するメリット」などをお伝えしてきました。
（一部要約）
・リモートワークではWeb会議と同じぐらいにワークフローシステムが重要！
・申請業務を時間や場所を選ばないで多様なワークスタイルにも対応可能！
・ペーパーレス化や記入ミス、承認漏れなどのヒューマンエラーなんかも防止できる！ etc…
ワークフローシステムのイロハに関して詳しく知りたい方は前編をご覧ください！
そして、今回は実際に導入から運用までの流れを書き記していきますので、
これを機に、より働きやすい環境を整えてもらえればと思います。
最後に弊社サービスの『 Canbus. 』を用いて、ワークフローでできることや
おすすめポイントなども併せてご紹介いたしますので、是非ご覧ください！
1. 導入から運用までの流れ（事前準備編）
いざワークフローシステムを導入しようと思っても、世の中には様々な製品が存在します。
そのため、どのツールを選べばよいか分からなかったり、十分な選定を行わずに導入してしまうと、
要件が達成できないことに後から気づいたりすることもあります。
なので、ワークフローシステムの導入前に十分な事前準備を行いましょう！
この章では、どんな準備をしたらよいかを説明します。
無料トライアルがあるか
「誰でも簡単にできます！」「すぐに始められます」とアピールしている製品は数多くあります。
たとえ目的に沿ったサービスがツールに内蔵されていたとしても、
使いやすいかどうか、実際操作できるかどうかは、利用してみなければ分かりません。
そのため、まずは無料トライアルに申し込んで社員間で使いやすいかどうか試す期間を用意すると良いでしょう。
運用コストはどのくらいかかるのか
最近では、低コストを売りにしている製品が多く市場に出てきています。
しかし、導入時のコストを抑えられても、利用ユーザー数や利用容量に応じて課金されることが一般的です。
自社のユーザー数や想定される利用容量を把握し、月、年間いくらかかるのかを、
製品選定時にはしっかり見積もっておくことをおすすめします。
また、新入社員が入ってきたときや、帳票の種類が増えたときなども想定しておくとよいでしょう。
業務との整合性はとれているか
システムを導入することで内部統制を図れたり、業務効率化を期待できたりと、良いことばかり先行しがちですが、
紙で行っていた申請からシステムへ移行したときに、今までできていたことができなくなるなど、
かえって業務効率が下がってしまう恐れがあります。
例えば、以前の紙媒体では、ページを見渡して、どこに何の情報があるのかを一覧で見ることができたのに、
システムへ移行してからは一覧で見ることが難しく、個別で1つ1つフローを検索しなければならない。ということもあります。
そのようなことを防ぐため、システムを選定する際には、
現在できていることと同じような機能が実装されていることを確認してから導入することをおすすめします。
2. 導入から運用までの流れ（移行編）
十分な事前準備ができたら、次は移行を行っていきます。
実際に利用するユーザーは、当然今までのシステムに慣れています。
そのため、すべての帳票を一度に切り替えると、
慣れていないシステムを利用することになるため、ユーザー側の負担が大きくなります。
また、それによって申請や承認にミスが生じる可能性もあるため、
管理者としてもユーザーからの問い合わせ対応などで負担が増えてしまうでしょう。
移行のポイントとしては、ユーザーがよく利用する申請(例えば交通費申請など)を1つ選んでテスト的に移行運用してみると良いです。
それから徐々に数を増やしていき、移行を完了させることでユーザー側も混乱することなくスムーズな運用を実現することができるでしょう。
ユーザーがよく利用する申請(例えば交通費申請など)を1つ選んで
テスト的に移行運用してみよう！
3. 導入から運用までの流れ（アフターフォロー編）
導入し、運用を開始したら後は軌道に乗せるだけです。
軌道に乗せるための重要な要素の1つとして、ベンダーのサポート体制があります。
・導入時に機能の説明や初期設定の仕方を教えてくれるユーザー向けのトレーニングはあるのか
・トラブルが発生したときにはいつでも対応してくれる保守サポート体制はあるのか
・機能の追加や変更をしたいときに柔軟に対応してくれるか
上記の項目など、運用状況に応じて適切にサポートが受けられるかを
事前に確認しておくことで準備は万全！といえるかもしれませんね！
運用を開始後、適切なサポートが受けられるかどうかを確認しておこう！
4. Canbus.で実現できる選抜3アプリ
「ワークフローを導入すればいい」というわけではなく、導入前にはツールの選定やコスト面、
業務との相性を考慮する十分な事前準備と、軌道に乗せるためのアフターサポートが大切であることが
お分かりいただけたのではないでしょうか。
ここでは、Canbus.で実現できるワークフローアプリを3つご紹介します。
Canbus. で実際に作成できるアプリのご紹介から、業務改善のヒントが見つかるかもしれません！
Canbus.とは？
Canbus.とは、業務の効率化を図り、
社員同士のコミュニケーションツールとしてもご活用いただける新しいサービスです。
顧客管理(CRM)、勤務管理、ワークフロー、会計・経理、ファイル・プロジェクト管理などの業務を
一つに集約しており、あらゆる用途にご活用いただけます。
Canbus.について、もう少しだけ詳しく説明させていただきますね！
スピード感のある顧客管理
関連アプリと連携すると、活動履歴や営業フェーズを一元管理することができます。
また、スマートフォンからも報告ができ、外出先からのタイムリーな情報共有や
進捗状況の確認のみならず、ノウハウの共有も自由自在です。
大小様々な組織での勤怠管理
ユーザー数に関係なく利用可能なため、新入社員やパートやアルバイトの方が
新しく加入した際の勤怠管理を行う追加料金が不要です。
まずは小規模部門から試していき、
上手く運用ができれば全社での導入を検討してみてはいかがでしょうか。
スムーズな申請のワークフロー
クラウド化でワークフローなどの申請業務を効率化することができます。
業務プロセスの流れが可視化され、進捗状況が一目瞭然です。
カスタマイズも簡単で、部署異動が発生した際も即座に対応が可能です。
では、Canbus.で実現可能となる、「ワークフロー」に特化した、
おすすめのアプリを3つご紹介します。
営業系
★ 案件管理アプリ
案件管理アプリでは、「商談のプロセス」をワークフローとして可視化します。
商談の進捗を可視化することで、「いつ」・「誰が」・「どの案件を」・「どのように処理したのか」の
進捗状況をリアルタイムで確認し、部署内でスムーズに共有することができます。
また、「顧客情報」も商談と紐づけてワークフローとして管理することで、
顧客情報を整理するための時間をカットできたり、滞留時間や受注の流れを把握して、
次のアプローチを考案することもできるので、営業においては商談化率の向上につながります！
★ 案件管理アプリのここがポイント！
案件にすべての情報を紐づけることができる！
紙媒体で管理している場合、会社名や住所、担当者の部署、連絡先などの取引情報を得るために
それぞれ記載している書類を参照しなければならないこともあります。
クラウドシステムであれば、これらの取引情報がすべて紐付いているので、
一度入力しておけば、関連情報まで簡単に確認することができます。
これにより、進捗が滞っている案件を見つけたならば、
顧客情報や担当者が顧客へ行った過去のアプローチなど関連情報を簡単に確認することが可能となります。
総務系
★ 有休管理アプリ
働き方改革関連法をきっかけに、社員の有休付与や消化のタイミング、
残り日数の把握などの有休管理が必須となりました。
有休管理アプリでは、有休の申請をワークフロー化することで、
申請の進捗確認や承認作業を簡単でスムーズに行うことができます！
また、社員による有休申請も、担当者による承認も、場所を選ぶことなく行えるため、
テレワークなどの多様な働き方にも対応できます。
★ 有休管理アプリのここがポイント！
社員名簿などの社員情報と連携させることで、
社員ひとり一人の有休の取得日数や残り日数も把握できる！
社員情報に紐づいた有休管理アプリから申請を行えば、自分が申請した休暇や、社員別の取得状況も一覧でリアルタイムで確認できます。
また、ダッシュボードを活用することで、有休取得率を集計することもできます。
情報システム系
★ フリーソフト申請アプリ
インターネット上には、便利なフリーソフトがたくさんありますが、
中には悪意のある危険なソフトが存在します。
危険なソフト利用を回避するために、
「指定したフリーソフトのみ利用できる」というルールを設け、
指定外のフリーソフトを利用したい場合は申請することを
義務付けている企業が多いと思います。
そんなフリーソフトの管理に
「フリーソフト管理アプリ」を活用してみてはいかがでしょうか？
「フリーソフト管理アプリ」では、
許可されたフリーソフトと申請を1つのアプリ内で管理できるため、
自分が使いたいフリーソフトが既に許可されているのかを検索ですぐ確認でき、
未許可のフリーソフトのみを申請することができるため、申請の重複も発生しません。
また、クラウド型ワークフローの強みである「申請➡承認」の場所を選ばないため、
出張やテレワーク先からも、フリーソフトの申請を行うことができます。
★ フリーソフト管理アプリのここがポイント！
「申請は面倒」という理由から未申請のフリーソフトを使用するリスクを減らす！
フリーソフトの申請や承認が電子化され、簡単に行えることで、
「確認や申請をするのは時間がかかるから面倒だ」という社員を減らし、
未申請のフリーソフトを使用するリスクを減らすことができます。
また、場所を選ばず「申請➡承認」ができるため、
出張やテレワーク先からも、フリーソフトの申請を行うことができます。
5. 最後に
いかがでしたでしょうか。
今回は、ワークフローを導入した後の注意点や運用までの流れをお伝えしてきましたが、
これを機にワークフローを導入してみようかな、と考えている方もいるのではないでしょうか？
『Canbus.』では、手厚いサポートに加え、貴社の業務に合うようなアプリを作成したり
カスタマイズすることもできます。
また、ユーザー数無制限で1万円から手軽に始めることができますよ。
ツールを活用して、より良い働き方を目指すために是非とも参考にしてみてくださいね！
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