外部共有や取引先とのやり取りを見直して業績アップ！

こんにちは。

外部とのプロジェクトの連絡はどのように進めておりますでしょうか。

プロジェクト管理をメールでやり取りをしていると、「あの資料どこいった？」「最新の資料はどれ？」など過去のメールを遡ったりして時間がかかってしまったり、最新の資料ではない資料を共有したり、コミュニケーションの齟齬が起きてしまう可能性があります。

今回は、社外とのやり取りに関する内容をお伝えします。

社外とのやり取りに用いられるツールとは？

社外とのやり取りで利用されるツールは、10年ほど前は手紙やFAX、固定電話などオフラインでのコミュニケーションでしたが、
近年はショートメールや携帯電話、現在ではチャットやSNS、クラウドサービスなどオンラインでやり取りが進み、レスポンスがしやすいツールが多く出てきました。
以前と比べると、タイムリーにコミュニケーションができ、業務改善やプロジェクトの進行も早く遂行しやすくなったかと思います。

明日は我が身！？やり取りにまつわる失敗の過去事例

メール誤送信やメールマガジンなどでBCCに入れるはずだった宛先をTOやCCに入れて送信してしまったりなど、個人情報の漏えい事故を引き起こすリスクもあります。
セキュリティ事故により社会的な信用を失い、企業ブランドの低下や売り上げの減少など、大きなリスクもあります。
そのため、セキュリティ事故が起こってしまったら、クロスチェックなどルールの改善や、ツールの見直しなどセキュリティ事故をなくすようルールができる動きが出てくるかと思います。

外部とのやり取りの効率良くなる事によるメリット

セキュリティ事故などがきっかけで守りに入ってしまう企業もありますが、ビジネスを加速させるため、セキュリティ対策を取った上で、社外の方とコミュニケーションを効率良く進める必要があります。
特に、近年ではパートナー企業や協力会社など関係者が多く複雑になっているので、コミュニケーションをタイムリーに行う必要があります。
コミュニケーションをタイムリーに行う事でプロジェクトの進行やプロジェクトの質などが変わってくるので、売り上げや経営にも影響が出てきます。

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