そのソフト大丈夫？Canbus.でフリーソフトを適切に管理しよう

こんにちは！
今年の6月21日は「夏至」です。
一年の中で昼が最も長く、夜が最も短くなる日とされています。
近年、世界各地で夏至と冬至の日に、キャンドルナイトのイベントが開催されているそうです。
今夜は照明を消して、キャンドルの灯りに癒されてみてはいかがでしょうか。

さて今回は「フリーソフト」について、ご紹介します。
皆さんの中にもフリーソフトを利用している方は多いかと思いますが、
その利便性に反して思わぬ危険性が潜んでいるかもしれません。
フリーソフトを安全に利用し管理するための方法をご紹介していきますので、
ぜひ最後までご覧ください。

1. フリーソフトとは

フリーソフトとは、無料で利用できるソフトウェアのことです。
無料で利用できるだけでなくユーザーが自由に複製や改変、再配布ができるものが多いのも、
フリーソフトの特徴です。
その手軽さと利便性から、企業でも業務効率化のためにフリーソフトを利用するところが増えています。
メールソフトの「Thunderbird」やデータベース管理システムの「MySQL」、
テレビ電話やチャット機能のある「Skype」など、馴染み深い方も多いのではないかと思います。

2. フリーソフトの危険性

そんな便利なフリーソフトですが、リスクがあることをご存知でしょうか。
フリーソフトは素人が趣味で作成していて粗悪だったり、
悪意のある作成者によってウイルスや不正プログラムが埋め込まれていたりする可能性もあり、
利用する際には少なからず危険を伴います。
また無料であるがためにサポート体制は整っておらず、
トラブルや事故が起こった際には作成元に問い合わせることができず、
全て自己責任となってしまいます。

これまでもフリーソフトをダウンロードしたことにより、
PCがウイルスに感染してしまった企業が数多く存在します。
ウイルスに感染すると、PCの動作が遅くなったり、ハードディスク内のデータが破壊されたり、
最悪の場合、情報漏洩事故を起こす可能性も高まります。
フリーソフトの被害は、企業だけでなくその顧客にも及ぶため、
企業にとっては多額の損害賠償や信用喪失に繋がってしまうのです。

3. フリーソフトの管理方法

フリーソフトの利便性と危険性について、お分かりいただけたのではないでしょうか。
フリーソフトを安全に利用するために、
企業は社員に対して、フリーソフトに関するルールを制定し、
セキュリティ教育を十分に実施する必要があります。

制定すべきルールは2つです。

企業により制定すべきルールは異なりますが、
最低限この2つのルールを守ることで安全にフリーソフトを利用できる制度を整えましょう。

4. Canbus.でフリーソフトを管理しよう

とはいえ、「フリーソフトの管理にあまりお金をかけたくない…」
「申請の仕組みってどのように作ればいいの…」
と感じる方も多いのではないでしょうか。

そんな方にはCanbus.をおすすめします！
ユーザー数に関係なく1か月1万円からはじめることができますし、
ノーコードで簡単にワークフローを作成し、申請の仕組みを整えることができます。

また、フリーソフト管理に必要なデータの保管や申請に最適です。

Canbus.では、利用可能なフリーソフトを登録しておく「フリーソフト一覧アプリ」と、
使用許可を得るための「フリーソフト利用申請アプリ」を作成し、
フリーソフトを適切に管理することができます。

「フリーソフト利用申請アプリ」には、ワークフロー機能を設定します。
まず、利用したいフリーソフトがあれば、フリーソフト一覧アプリに登録されているかを確認し、
登録されていなければそのまま申請を行います。
フォーマットにソフト名・開発元・機能・用途を入力し、申請ボタンを押すことで、申請が完了です。

あとは、設定した申請フローに沿って承認が行われます。

このようなフローを設定しておけば、上司の承認後、専門部署がソフトの安全性を確認し、
安全が立証できたソフトが承認され、使用することができるようになります。

Canbus.では、自動処理機能を活用し、フローが完了後、
新しく使用が許可されたソフトの情報を自動的に「使用可能なフリーソフト一覧アプリ」へ追加することもできるので、
転記の手間や漏れも無くすことができます。

5. まとめ

いかがでしたでしょうか。
フリーソフトは業務効率を向上させる一方で、
利用によるウイルス感染やデータ破損などの危険性を伴います。
社員のセキュリティ教育を十分に行い、フリーソフトを適切に管理する体制を整えた上で、
安全に利用していきたいですね。

『Canbus.』は手厚いサポートに加え、
貴社の業務に合うようなデータベースや申請系アプリを作成したりカスタマイズすることができます。
ユーザー数無制限で1万円からお気軽にご利用いただけますので、
この機会に『Canbus.』でフリーソフトを管理してみてはいかがでしょうか。