Excel依存からの脱却！Excel業務の課題をCanbus.で解決

Excelは顧客情報や他の組織内のデータを蓄積し、計算してデータ化することができるツールで、
恐らくどの社用パソコンにも入っている極めて有用なツールです。
Excelは表計算ソフトではありますが、誰もが手軽に作成できるといった理由から、
顧客管理やプロジェクト管理にも活用している企業も少なくありません。

しかし、Excelでデータ管理を続けるとさまざまな弊害が発生し、
営業活動に支障をきたす可能性が高まります。
特に、DXを推進していく上では、Excel依存から脱却することがポイントとなります。

今回は、Excelでデータ管理を行う中で、企業が抱える課題と、
Excelから脱却する方法をスモールステップで解説します。

1. Excelのみでデータ管理を行う課題

組織としてExcelでデータの蓄積や運用を行っていると、以下のような課題が出てきます。

★連携が上手くいかない

Excelはあくまで表計算ソフトですので、本来の用途としては
複数の社員でデータを参照・更新するという作業には向いていません。
例えば、タスク管理・プロジェクト管理に用いられる
「課題管理表」をExcelで作成すると、以下のような問題が発生します。

・共有モードで更新したが、誰かのデータで上書きされてしまう
・長文が入力されると、最後まで表示できずに文章が切れてしまう
・自分に関係のない入力欄が表示されてしまい、
　正しい行・正しい列を選択する過程でミスが発生しやすい    etc…

また、Excelは、ファイルをまたいだ情報の同期が難しく、
常にすべてのファイルの情報を最新に統合することが困難です。
CRMのような使い方をしようとしたりするとデータの集約方法に限界があるので、
連携が上手くいきません。

★業務非効率

前述の通り、Excelは、ファイルをまたいだ情報の同期が難しいツールです。
ファイルは個人や部門単位で管理されることが多く、当人以外どれが最新の情報ファイルなのか
わからなくなってしまいます。

例えば、CRMのような顧客情報管理ファイルをExcelで管理している場合、
顧客の連絡先や担当者、契約プランや状況に変更があっても、すべてのファイルの
リストの更新状況がわからなかったり、どれが最新の情報なのか区別が付かないことが
発生しているのではないでしょうか。

★IT人材の不足

Excelに設定されたマクロを設定することで、シートを自動化することができます。
しかし、マクロを駆使した高度なExcelファイルは、ほとんどの場合、
設計した本人や担当者しか仕組みを理解しておらず、異動や退職時の引継ぎや
メンテナンスに対応できない、ブラックボックス化してしまうケースが目立ちます。

例えば、Excelマクロを活用すると、自動で必要なデータを取得して、
製品品質のトレンドをグラフ化したり、アンケートの集計を自動で行うことができます。
しかし、Excelのマクロは複雑なコードは必要ないものの、マイクロソフト製品の
プログラム言語(VBA)の知識が必要です。
IT専門外の部署からすると、メンテナンスするのはハードルが高いですし、
人員の確保が行き届かない場合がほとんどです。

2. Excel依存から脱却する方法

Excelのみでデータ運用を行うには、様々な課題があることが
お分かりいただけたのではないでしょうか。

しかし、必ずしもすべての業務でスムーズにExcel依存から脱却できるわけではありません。
中にはExcelに適した業務もあります。
第2章では、効果的にExcel依存から脱却する方法をご紹介します。

まずは、業務の棚卸しを行うことで、Excelが得意な分野と苦手な分野を明確にします。
完全にExcelをなくすのではなく、Excelを活用しつつ、システム化するべき業務はシステム化し、
業務の効率化をはかります。

では、Excelの得手不得手はどのような業務があるのでしょうか。

単なるデータ集計であれば、これまで通りExcelが適していますが、
そのデータを活用するためには、システムに移行したほうが良いことがわかります。
このように、まずは貴社の業務の中で、何がExcelに適していて、
何をシステム化するのか、棚卸しを行いましょう。

Excelは、多くの企業で活用されており、今や社会人の必須スキルとして学生のうちから
学ぶ人も多いほど便利なツールとなっています。

しかしExcelは、マクロや関数を使用すれば、いくらでも複雑に組み込むことができてしまうことから、
使用する人のスキルによって左右されてしまうというデメリットを抱えています。
スキルが高い人が、作りこんだExcelを、他の社員が同じように使用したり、メンテナンスしたり
するのは難しいでしょう。

こうした業務の属人化は、社員の異動や退職の際に、問題が発生する原因ともなります。
ユーザビリティやメンテナンス性を考慮し、作りこまれたExcelこそ、別のツールに置き換え、
システム化を実現していきましょう！

Excelの最大の苦手分野は「情報共有」です。
1つのExcelファイルを複数人で共有する際、同時編集ができなかったり、
リアルタイムに情報を確認できなかったり、と不便に感じている人も多いのではないでしょうか。
個人的に使用するインプットデータや集計前のデータなどはExcelを使用し、
情報共有にはクラウドツールを使用することで、部署やチームの人達との連携を
スムーズに行うことができるでしょう。

脱Excel化！と意気込んで、いきなりすべての業務をシステム化するのはハードルが高いでしょう。
スモールステップで、まずは報告書やレポートなど情報共有から、システム化してみては
いかがでしょうか。

3. DX (デジタルトランスフォーメーション)を後押しするツール選びのポイント

最近よく耳にするDX(デジタルトランスフォーメーション)での課題として
あげられるのは、大きくわけて4つです。

CRM（顧客管理）やその他多様なシステムにデータが散在し、
データを蓄積していてもデータ活用や分析に活かせていない。

老朽化した既存のシステムは事業部門ごとに構築されているため、部門を超えたデータ活用が難しい。
複数のメンテナンスでシステムの維持管理にコストがかかる。

企業が外部ベンダーにシステムの開発や運用を丸投げすることで、
社内での高いITスキルを持つ人材の育成が進まない。

デジタル技術をどのように活用し、ビジネスを変革していくか検討する必要があるが、
DXを推進したビジネスモデルを構築していくための具体的な経営戦略がないこと。

これらの課題はExcel運用で次のステップに進むための課題と重なるところも多く、
Excel依存の課題を解決してくれるツールの導入がDX実現のポイントとなってきます。
そのため、下記 3つのポイントをおさえたツール選びをおすすめします。

4. おすすめのツール「Canbus.」

Excel依存の課題を解決してくれる3つのポイントを押さえたツールとして、
「Canbus.」はいかがでしょうか。
「一元管理」「ノーコード」「データドリブン」これら 3つのキーワードを
すべて兼ね備えているのが、弊社が提供している Canbus. です。

ここからは、Excel依存を脱却し、DX推進へと大きく活躍するノーコードWebデータベース、
Canbus.についてご紹介いたします。

Canbus.では、業務アプリを作成・編集・メンテナンスするために、プログラミング知識などの
専門的な知識は必要ありません！
ドラッグアンドドロップや画面上の選択操作などの簡単な操作がメインとなりますので、
誰でも簡単にメンテナンスを行うことができます。

また、データ連携や自動処理などExcelではマクロを使わないと実現できない処理も
ノーコードで設定できるため、担当者変更によるシステムのブラックボックス化を
軽減することができます。

Canbus.では様々な機能がデフォルトで搭載されており、事業活動に必要な
業務アプリを簡単に作れるため、様々な目的で導入した多くのクラウドサービスや
オンプレミスのサービスを1つのプラットフォーム上に実現できますし、
使い勝手のいいクラウドサービスとはWeb APIでデータ連携もできるため、
情報を集約しやすいツールです。

また、クラウドサービスであり、サービスへのアクセス制限、アプリ、項目単位での
アクセス権限も細かく設定できるため、どこからでも安全に必要な人と
情報を共有することが可能です。

Canbus.内に蓄積したデータは、レポート機能やダッシュボードで簡単に可視化することができます。
Excelでは、自動で必要なデータを取得して、データをグラフ化するためには、マクロを設定する必要が
ありましたが、Canbus.ではデータを蓄積するだけで、ノーコードで簡単にグラフを作成することが
できます。

データを更新することで、最新のデータが表示されますし、グラフの種類や集計方法を変更する際も、
ドラッグアンドドロップや画面上の選択操作などの簡単な操作で行います。
誰でも簡単にデータのメンテナンスができますので、様々なデータを可視化し、
データドリブンな経営判断に役立てることができます。

5. さいごに

いかがでしたでしょうか。
『Canbus.』では、手厚いサポートに加え、貴社の業務に合うような
データベースを作成したりカスタマイズすることができます。
また、ユーザー数無制限で1万円からお気軽にご利用いただけますので、
ぜひこの機会に『Canbus.』で脱Excel化を実現してみてはいかがでしたでしょうか。