身近な業務から業務改善！（社用車の管理）

こんにちは。Canbus（キャンバス）営業担当の水田です

本日は、社内の社用車の管理を行なっている事例をご紹介します。

ご担当者様は総務部の方で、社内の600台にものぼる車のリース契約の管理と、それぞれの車で起こる「事故」の管理をExcelファイルで行なっていました。

業務としては、車のリース契約が新規で結ばれる時、リースアップする時にそれぞれ基本情報を入力し、今まではその大きなデータを経理部の方にメールで連携していました。

また、事故が起きた場合は営業さんに都度都度紙で報告書を出させて、それを必死にExcelに起こす業務に追われていました。
車の契約の管理Excelと事故の管理Excelが別なので、経営層に状況を報告する際はそれらをわざわざ結びつけて集計する、なんてことも行なっていました。

課題としては、データの集計業務にかなりの時間を使ってしまうところとExcelが重くなりすぎて、複数人で作業する際にいつもストレスが溜まるような状態でした。

これをCanbus（キャンバス）に置き換えることで、一気に解決。
まず、車両管理アプリと、事故報告アプリを「レコード参照」という部品で結びつけることができました。
営業さんは都度都度、事故報告アプリで報告をあげるだけで、車両番号をキーに自動的に契約と結びつくため、とある車の情報を開いたときにはすでにその車の事故履歴が一覧で閲覧できます。