リモートワークで顕在化したIT化の落とし穴

先の見えなかった、コロナ収束も少し先が見えてきたように思います。
仕事でもそうですがゴールを決めることで取り組み方にもより一層気合いが入りますよね。

第二波がくるというデータも出ていますが、どうにかそのデータ通りにならず、防いでいきたいばかりです。
あと少し、頑張りましょう。

さて、今回は在宅ワーク時の書類について楽々問題解決ツールをご紹介。
「書類も提出してひと安心！…と思いきや不備があって提出期間を過ぎてしまった？！」
こんな経験ありませんか？
この問題、Canbus.で解決できます。
書類の不備をほったらかしにならないよう、リアルタイムでの不備の訂正依頼が可能な
コミュニケーションツールで解決！
より詳しくご紹介していきます、是非ご利用ください。

リモートワークで顕在化した「書類の不備」問題
クラウドサービスを用いた解消方法
業務のIT化に伴う弊害も・・・
乱立する情報を整理するためには
最後に

リモートワークで顕在化した「書類の不備」問題

様々なクラウドサービスが展開され、ひと昔前とは違い紙ベースではなくインターネット上で書類を作成することができるようになり、働き方改革が大きく前進しました。
そして、このクラウドサービスによる働き方改革が前進したことにより、今回の緊急事態宣言でも、多くの企業が在宅ワークに移行することができたのではないでしょうか。
しかし、在宅ワークに移行するにあたり、初めてクラウドサービスを導入した企業も少なく、パソコンやネットワーク環境のインフラ整備の課題が顕著化しました。
また、運用面で顕著化した問題が、これまで行ってきた紙ベースでの書類作成や業務報告、業務フローの流れを一気にデジタル化したことで、運用に現場がついていけず、書類の提出漏れ、記載漏れなどの「書類の不備」が発生し、差し戻しや連携スピードの低下で承認者側の業務が圧迫してしまうという問題も多く発生しています。

クラウドサービスを用いた解消方法

ほとんどの企業様がこのような問題に対して、ワークフローのコメント機能や「LINE」、「Google ハングアウト」等のコミュニケーションツールで提出や修正を個別に促したり、ポータルサイト・掲示板ツールで全体に注意喚起をしたりしています。
同じ場所にいなくても情報不足やコミュニケーション不足を解消できるようになったのは、クラウドサービスの最大のメリットかと考えられます。
今回のリモートワークの多くの実績により、今後も継続した在宅ワーク、場所にとらわれない働き方が増えていく兆しが出てきているため、クラウド型のコミュニケーションツールをうまく活用することが、業務をスムーズに行うためのキーとなってくることは間違いないでしょう。

業務のIT化に伴う弊害も・・・

しかし、デジタル化が加速することにより情報の整理の面で問題が起きてきています。
「情報がメール・チャットに集中してくるため情報が追いきれない・埋もれてしまう」
「資料とコメント、チャットのやり取りが紐付いていないため、どの資料へのコメントかわからない」
せっかくコミュニケーションツールを活用しスムーズなやり取りができるようになっても、情報が多くなるにつれて、情報を追いきれなくなったり、埋もれてしまってり、何についてのコメントだったのかわからなくなったりと、情報の整理ができなくなるケースが出てきています。
その結果として「書類の不備」等が発生した際に気づくことができず、対応が遅れてしまうこと結果を招いてしまっています。

乱立する情報を整理するためには

このような状態に陥らないためにも情報の整理の仕組みの導入と情報の集約、紐づけが重要になってきます。
Canbus. はこのような情報の整理、集約、紐づけを支援する様々な機能を備えております。
その中でも今年の4月にリリースしいた「Canbus. Note」という機能は乱立する情報の集約にとても役立つ機能となっています。
Canbus. Noteは各データに情報を書き留めることもでき、チャット形式で各メンバー間でデータに対する意見のやり取りも残せるため、データと情報を一元管理することができますし、修正履歴も残るため、誰がどこを変更したかも明確にすることができます。
また、Canbus. Noteへの書き込みに対してメール通知、プッシュ通知も設定でき、Canbus.Note上で未読件数もわかるため、情報の整理とコミュニケーションを両立することができます。
その他にも Canbus. Noteでは様々な機能を備えておりますので、下記に主な機能をご案内いたします。