金額の集計、案件の数、数字の整理…電卓をはじいている時間はもったいない！？

早くも 7 月を迎えました。
今月は 4 連休がありますね。
コロナが存在さえしなければ、
オリンピックがはじまり、日本へいろんな国から人が集まって…と
にぎやかな生活だったのかと思うと、少し寂しい気持ちになりますね。
来年こそは、開催できることを期待しましょう！

そして今日からレジ袋の配布が有料になります。
いつも何気なくふら～っと寄っていたコンビニでも、
どこへ行くにもエコバックの持参をしないとお金が発生します。
わたしは未だエコバックに馴染みのない人間なので、
習慣付くまで、あ！忘れた…と後悔する毎日が今から想像できます。
既に習慣化されていらっしゃる方も多いのではと思います。
1人1人の意識が変わって、環境問題に少しでも貢献できたらなと思います。

7 月もみなさまにとって素敵な 1 ヵ月となりますように。
今月もよろしくお願いいたします。

さて、今回は 業務効率化 を課題にしている方は必見な内容です。
“ここの計算が間違ってたせいで…”
“ここの入力間違ってたせいで…”
今日も残業確定だ…とこんな経験ある方いらっしゃいませんか？
この作業、システムに任せて作業時間大幅カット、そして正確に！
もしこの作業が自動でできたら…そんな手段を今回はご紹介します！

手作業の計算、月にどのぐらいありますか？

日報 / 週報 / 月報、申請書や見積書・稟議書などの作成、経費の計算、書類の整理など
毎日、毎週、毎月、毎年と定期的な業務を皆様も多く抱えているのではないでしょうか。

文章の入力、計算、整理など色々な分野があります。
その中でも今回は「計算」にフォーカスを当ててお話します。

例えば、誰しも経験があるであろう交通費の申請では、
掛かった片道の料金を調べて、それを往復で計算して、月に複数回外出したのならばその金額を合計して…
これを計算するのに1人当たり平均15分掛かったとしましょう。
従業員が50名いる企業であれば全員で 750分 ！　12時間以上にもなります。

なら、同じ規模で計算に1時間かけてたとしたら…100時間にもなるのです！
1人の勤務時間に置き換えると、2週間以上も計算に使っていることになるのです。

極端な例かもしれませんが、他の申請書や案件の整理なども併せていくと、事務作業には多くのコストがかかっています。

Excelで業務を改善！

現在主流のやり方としては紙ベースのものを Excel に置き換え、計算式や関数をフル活用し人的ミスの削減、計算処理の自動化になっています。

なぜ Excel かというと、Webでも参考書でも多くの業務を効率化する方法が既に溢れているからです！
初心者向けの、〇〇でもわかる！などから始まり、上級者向けに計算式だけでなくマクロを組んで、より効率化する方法なども検索の仕方次第では調べることが可能となります。

さすが Excel ！
なんだか良いこと尽くしのようですね！

立ちはだかるローカルの壁…

ここまで「Excel がいいですよ！」とご紹介してきましたが、実は Excel にも落とし穴があります。

Excel はローカルで作成することが前提のため、個人のPCで保存されていて、いざというときに「共有されていなかった」や、今回の新型コロナウィルスによる急なリモートワーク対応で「ファイルの共有がしづらい」といった事も、残念ながら起こってしまうのが現状となります。

メールに添付して共有したり、クラウドストレージ（Google ドライブなど）で共有などと回避方法はありますが、Excel のライセンス契約とは別に、有料契約が必要になったり、そうでなくともひと手間掛かったりとデメリットは見られます。

Canbus.で事務作業を効率化！

最後に

今回は”計算”というキーワードで、業務改善につながればと思い、Canbus. をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

同じ経費がかかるのなら、従業員が少しでも気持ちよく働けた方が会社としても良いのではないでしょうか。

ご紹介させていただいている機能以外にも、Canbus.は色々な使い方があります！
機能のご紹介や活用方法については、他の記事やCanbus.のホームページに沢山記載しているので、今後のCanbus.ライフの参考にしたいただければ幸いです！

【Canbus. ホームページ】
https://canbus.com/about/

最後までご覧いただきありがとうございました！！

では、次回もお楽しみに ♪