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こんにちは！
2月も後半にさしかかり、そろそろ春服の準備も始められそうですね。
さて、ここで急ではありますが、『今日は何の日？』
2月22日は、にゃんにゃんにゃんの語呂合わせにちなんで「猫の日」！
「猫の日」は世界各国に存在しており、猫への日ごろの感謝や愛情を伝えるのが慣わしのようです！
普段は犬派のみなさん！今日は猫ちゃんをかわいがってみてはいかがでしょうか？
さて、前回はRPAの基礎知識や導入のメリット、注意点などを解説いたしました。
RPAを活用することで、ロボットによる業務の自動化を実現でき、事務処理にかける時間を大幅に
短縮することができます。
一方で、あまり理解しないまま導入してしまうと、管理メンテナンスの問題やセキュリティ面の
危険があることをおわかりいただけたのではないでしょうか。
今回はRPAについての知識をさらに深めるために、RPAツールの使い方や活用事例についてを
ご説明させていただきます！
1.RPAツールの種類
RPAツールは主に「デスクトップ型」と「サーバ―型」に分けられます。
「デスクトップ型」は、パソコン上で繰り返し行われる入力などの単純作業を得意としています。
パソコン内の個別業務を自動化するので、部門や個人単位での小規模導入に適しており、
機密情報を取り扱う場合でも、他のパソコンに情報が漏えいするリスクを抑えることができます。
しかし、各パソコン単位でRPAツールをインストールすることで使用することができる反面、
RPAロボットの稼働中はパソコンが占有されるので、他業務を行うことができません。
また、動作速度がパソコンのスペックに依存したり、Windows OS以外で使えないツールが多い
というデメリットもあります。
「サーバー型」は、自社のパソコンとサーバー間で接続を行うことで動作します。社内の複数の
パソコンとつながるサーバー上で動作するので、サーバー上の横断的な処理や、ロボットやデータ、
ルールの一括管理が可能となります。
シナリオの設定次第では、複雑な入力作業や定型業務を受け持つことができます。
また、RPAロボットが稼働中でもパソコンを占領されることがないため、パソコン上で別の作業を
行うことができたり、安定したストレージ容量を確保できるところも大きな魅力です。
一方で、デスクトップ型のRPAツールと比較すると、費用面・導入・運用のハードルが高いといった
難しさがあります。
また、「自社サーバーで一括管理できる」というメリットは、サーバーに何らかのアクシデントが
発生した場合、RPAロボットの作業がすべてストップしてしまうというリスクも存在します。
2.シナリオ設定と簡単な使い方
RPAのシナリオ設定について
「業務を自動化できるのはわかったけど、RPAのシナリオってどうやって設定するの？」という疑問が
出てくるかと思います。
これについては導入するRPAツールによって異なりますが、
プログラミングコードが細かく組まれているものから、ボタンを押して画面録画するような感覚で
設定できるものまで幅広いツールがあります。
ここでは、RPAツールを使用してどのようにシナリオを設定するのか、その一部をご紹介します。
★「録画モード」で簡単にシナリオ設定！
各パソコンにダウンロードしたRPAツールを開いて、「録画モード」に設定をすることでシナリオを
作成します。
録画ボタンを押下し、RPAロボットに覚えさせたい作業を一通り人間が行います。
例)ファイルを開く→データを入力する→データをコピーする
→別フォルダのフォーマットにコピー＆ペースト→ファイルに名前をつけて保存する
覚えさせた作業をRPAロボットが学習し、シナリオのテンプレートフローを作成してくれますので、
あとは細かい条件を付け足していきます。
このように、画面録画のような感覚で、パソコン上で行う定型業務のシナリオを作成することができます。
★細かいシナリオ設定で業務の幅が広がる！
サーバー型のRPAツールの中には、オブジェクト(シナリオ・設計図のようなイメージ)を
自分で構築していく「開発型」と呼ばれるものがあります。
プログラミング言語とAPIを用いることで複雑な自動化処理にも対応できるため、
業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能なのが特徴です。
RPAツールを開いて、操作対象ページを読み込み、画面を操作しながら
設計画面内のテキストに1動作ずつ操作内容とデータを登録していきます。
このシナリオ作成内には、IT用語やプログラミング知識が必要な場面が多く登場しますので、
管理者にはそれに対応する力が求められます。
3.RPAの活用事例
それでは、実際にRPAツールの導入によって、どのような業務で自動化ができ、
それによりどのようなメリットが生まれるかを、具体的な事例を用いて紹介いたします。
1.勤怠・給与データの管理自動化
一般的な給与計算業務の流れは以下の通りです。
①社員の勤怠データを収集する
②社員ごとの労働時間種別（残業・休日出勤等）を分類する
③社員ごとの給与情報を確定する
④責任者の承認を得る
⑤給与情報を給与システムに反映させる
RPAツールを活用し上記の流れを自動化すると、収集した勤怠データを自動で分類し、
毎月勤怠システムへ自動入力することができます。
また、月次ごとの集計や勤務時間計算など、これまで多くの時間をかけてきた定型業務を
自動化することもできます。
手入力による転記ミスや計算ミスもなくなるの、簡単な確認作業のみで正確性を保つことができます。
2. 請求書作成の自動化
一般的な請求書作成の流れは以下の通りです。
①取引先リストから、対象の見積書をピックアップ
②各社ごとに見積書から請求額を算出・入力する
③責任者の承認を得る
④請求書の印刷
⑤郵送の手配
請求書業務では、対象見積書の抽出や請求金額の算出、請求書の印刷手配などの業務を
自動化することができます。
これにより、人が担う作業時間を大幅に削減することができますし、ヒューマンエラーや確認回数も
少なくなります。
また、夜間に処理を実行することで請求書作成業務にかける時間をさらに短縮することが可能です。
4.さいごに
いかがでしょうか。
一口にRPAと言っても、導入が比較的簡単なものから複雑なものまで幅広く、
どのRPAツールを活用するのかによっても自動化できる業務の幅が変わってきます。
また、今回述べたように、RPAツールを使って業務を自動化するためには、
RPAロボットのシナリオ設定を行う必要があります。
「シナリオを簡単に構築できる！」と言っても、あくまで本格的なコードを書くことが不要である、
という意味であり、RPAツールは「完全ノンプログラミングではない」ことが現状です。
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RPAのみならず、どんなシステムを導入するにしても、
まずはじめに行うべきは「自社業務のたなおろし」です。
このように、自動化ツールの中にはトライアルできる製品も多いので、
自社にピッタリのツールを選ぶようにしましょうね。
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