詳しく知りたい！～SFA(セールス・フォース・オートメーション)編～

こんにちは！
早速ですが、3月15日は「平安神宮が創建された日」だそうです。
桜の名所としても有名な平安神宮は、平安遷都1100年を記念して1895年、京都に創建されました。
桜の見ごろは4月上旬から中旬で、特に枝垂桜が美しいようです。
最近では、御朱印ガールといって神社やお寺に参拝し、御朱印を集める女子が増えていますよね！
御朱印には、神社やお寺の個性が出るので、何時間見ても飽きません。

さて、今回はSFA(セールス・フォース・オートメーション)についてです。
営業を支援するシステムがSFAであり、効果的に使いこなせば業務効率化や売上アップ等
多くのメリットを享受できます。
そもそもSFAとは何か、興味はあっても、どの程度効果があるのか分からない等々！
下記にて、詳しく説明しますね！

1.SFAとは
2.SFAのメリット・デメリット
3.SFAの事例
4.SFAの導入ポイント
5.さいごに

1.SFAとは

SFAとは(セールス・フォース・オートメーション)の略称で、
日本語では「営業活動システム」と訳されます。
簡単に説明すると、営業を徹底的に支援するための手法及びそのためのツールのことです。
営業の商談や案件の状況、営業活動で得た重要な企業や担当者情報、アポイントメントや
スケジュール等の情報を一元管理し活用、分析することで、営業ノウハウの蓄積、
営業活動の効率化が実現できます。

SFAが誕生した背景は、顧客情報が属人化したまま人材が転職してしまい、
重要な顧客情報が失われるという問題が頻繁に発生したことにありました。

そこで、顧客の情報をただ漠然と保存するのではなく、SFAを導入し、
売上と利益を拡大できる営業プロセスの実現、案件の効率的な管理、
コスト削減等を実現できるようにしました。

概念としては目新しいものではないように思われるかもしれませんが、
近年改めて「SFAを導入しよう」という動きが広がってきています。
次章では、SFAを導入すると、具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのか紹介します。

2.SFAのメリット・デメリット

導入後、「うまく活用できなかった…」ということがないように、
まずはメリット・デメリットを把握しましょう。

【メリット】

①業務効率の向上
SFAを導入すると、営業全体の動きを改善することができます。
というのも、SFAを活用すると、営業プロセスや業務の進捗状況、スケジュール管理、
顧客とのかかわり方等が明確になります。

また、顧客情報や業務の進捗状況をリアルタイムで見れるだけでなく、売上予測やデータ分析、
フィードバックにも活用することができるため、業務効率の向上が期待できます。

②属人化を防げる
今まで顧客の情報は、各自担当している営業が握っていました。
そのため、顧客の情報も営業ノウハウも個々で管理していました。

その結果、顧客からの問い合わせやトラブルが起きた際、
担当者がいなければその場で対応することができませんでした。

しかし、SFAで顧客情報の共有を行えば、
過去の事例や先輩の行動からノウハウを得ることが可能です。
また、担当者が不在の場合でも安定した顧客対応ができます。

③業務を可視化できる
明確な数値や課題を目標として設定し、SFAに組み込むことで、
メンバー間の意識もアップします。

また、目標のみではなくボトルネックの解消や潜在的な売上を出すこともできます。
他にも商談の内容や結果、顧客とどのようなコミュニケーションをとったかの
確認ができるため、顧客の情報と自社のかかわりを可視化することができます。

【デメリット】

①コストと時間がかかる
SFAを導入し変革を成し遂げるには、システムに対する初期投資や
運用に伴うランニングコストを計算しておかなければなりません。
いきなり大量購入したが、導入後の定着がうまくいかなかった、となると、
十分に活用できずコストに見合う成果が得られないという状況に陥ってしまいます。

そのため、SFAを導入する際には、あらかじめ社内での合意や理解を得て、
予算を確保しておくと良いでしょう。

また、少人数から運用し始め、活用できるようになったら、少しずつ規模を
広げていくのもひとつの方法です。

②既存情報の入力が大変
SFAは情報量が多いほどその力を発揮してくれます。
しかし、詳細な顧客の情報や営業の情報を入力するとなると、多大な時間と
労力がかかります。
そのため、導入の初期段階で、どの情報をどこまで入力するのかしっかりと
検討すると良いでしょう。
「最初は少ない情報で、必要になれば徐々に増やしていこう」という考えもありますが、
データの整合性が取れず正確な分析ができなくなる危険があります。

3.SFAの事例

この章では、実際にSFAを導入したことで、どのようなメリットがあったのか、
導入後、どのような変化があったのか等を紹介します。

現在B社は、4つの事業を展開しており、それぞれの事業の見込み顧客が
一元管理できていませんでした。
そのため既存のお客様に対して、各サービスの営業部署から
同様のアプローチをしてしまうことが度々ありました。
また、的確でリアルタイムなマネジメントができておらず、案件の進捗をどれだけ正確に
把握できるかという点も課題でした。
こうした重複やロスを防ぐためにB社は、情報の一元管理の必要性を感じSFAを導入しました。

B社はSFAを導入後、営業担当者からの商談内容がリアルタイムで
共有されるようになったことでアプローチの重複が無くなりました。
また、コミュニケーション機能を使用してタイムリーに後輩へ
次のアクションの指示ができるようになり、マネジメントの高速化も
実現できました。

4.SFAの導入ポイント

この章では、SFAを導入したがうまく使いこなせなかった、とならないために
失敗例と対応策を紹介します。

【失敗例①】
役員や部長などの上長が導入を決定したため、現場で活用方法が分からず
全く定着しなかった。

【対応策①：社内で認識合わせを行う】
確かにSFAをうまく活用できれば、営業効率の向上や売上の予測が立てやすくなります。
だからこそ上長は、「SFAを導入すれば営業活動が可視化され、売上もアップするのでは」という
成功イメージが先行し、現場の意見も聞かずに導入してしまいがちなのです。
対応策としては、まず導入前に現場で働く営業から要望を聞き、課題を洗い出しましょう。
その中で出てきた課題をもとにSFAを導入する目的、導入の際に必要な作業、導入するメリット等
あらかじめ認識を合わせてから導入することで、現場でSFAを活用してもらいやすくなります。

【失敗例②】
SFAに既存情報を入力するだけで、うまく活用する人がいなかった。

【対応策：データを分析する人材を用意しておく】
せっかく導入したSFAがただの顧客情報記録ツールになってしまった、このような事態を防ぐために
あらかじめ入力したデータを分析する人材を用意しておくことをおすすめします。

ただ分析といっても、例えば「顧客の業種と扱っている商品を知りたい」や
「次のアプローチはどうするか」等さまざまな目的があります。
そのため、何を分析したいのか、分析するためにどんなデータが必要なのか等を
あらかじめ決めておくと良いでしょう。
ある程度情報が集まってから目的を決める場合もありますが、導入前にどう分析して
何を知りたいかを決めておくことで、無駄なくデータを入力することができます。

【失敗例③】
導入したもののうまく活用できない機能があった。

【対応策：あらかじめ必要な機能を調査しておく】
目的を洗い出して終わりではありません。その目的を達成するためにどのような機能が
必要であるかを事前に現場で話し合う必要があります。

SFAは多忙な中で毎日使用するツールなので、使い勝手の良さはとても重要です。
使い勝手の悪いインターフェースでは、日々使用していること自体がストレスになってしまいます。
そのため、ある程度必要な機能を現場と話し合い、選定段階でいくつかの製品を絞り込んだら、
お試し版を使ってみるのはいかがでしょうか？社内の一部で実際に使ってみて、
操作のしやすさや画面の見易さ等を評価、検討して使いやすい製品を選ぶことが大切です。

5.さいごに

いかがでしたでしょうか？
SFAを導入することで、日々の営業活動を見直すきっかけができたり、新しい顧客への
アプローチが生まれます。
また、導入前にしっかりと使用する機能を決めておけば、結局使用しなかった、
なんてことは無くなります。

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