経理業務のペーパーレス化

こんにちは！
本日9月6日は、クロスワードの日です。
「ク(9)ロ(6)スワード」と読む語呂合わせから誕生し、
1992年、クロスワード作家である滝沢てるお氏の提案により、
月刊クロスワードハウスなどを発行していた廣済堂出版が制定しました。
さて、今回のテーマは「経理業務のペーパーレス化」です。
電子帳簿保存法の改正とセットで語られることの多いペーパーレス化。
『電子帳簿保存法』についても冒頭でお話しするので、知らない方は是非ご覧ください。

1.来たる！ペーパーレス化の時代！

ペーパーレス化を検討する際に、最近よく聞くワードの中で「電子帳簿保存法」があります。
今回は「電子帳簿保存法」のさわり部分をご紹介します。

電子帳簿保存法は現代のニーズや社会情勢の動きに合わせた形で変化しています。
その中で、社会の流れに適用していくために各企業もペーパーレス化を早める必要が出てきました。
では、ペーパーレス化が進まないと一体どのようなことが起こるのでしょうか。
次章にて説明します。

2.ペーパーレス化が進まないことで起こる問題

近年では国をあげて電子データの活用によるペーパーレス化や業務効率化を推進しています。
そのため、社会全体でペーパーレス化が取り組まれるようになっています。
その中で、ペーパーレス化が実現しやすい部署、
はたまた難しいと悩まれている部署もあるのではないでしょうか。
今回はペーパーレス化を進めることが難しいとされている「経理部」を
ピックアップしていきたいと思います。

しかし、ペーパーレス化が進まないことで起こる問題は多くあります。
①書類の内容を確認したいときに、該当書類を探し出す時間と手間がかかる
②膨大な書類を保管するスペースが必要になる
③書類がオフィスに保管されている、押印が必要なことで、テレワークの推進ができない

これらの問題を未然に防ぐためにもペーパーレス化を早め計画し、実行に移していく必要があります。
とは言っても、今まで行っていた業務のやり方に急な変更を加えることは難しいかと思いますので、
次章ではペーパーレスを進めていくためのポイントをいくつか挙げていきます。

3.経理のペーパーレス化を進めるポイント

では、実際に紙を使わないようにするためにはどうしたらいいでしょうか。
ペーパーレス化実現には、便利なシステムやツールを活用して電子化するなど、
紙を使わない仕組みをつくることが大切です。
しかし、今まで紙で運用していたものをいきなりシステムやツールに移行して電子化するのは、
簡単ではありません。
この章では、書類を電子化しペーパーレス化を実現するまでの進め方について、
ポイントを絞ってご紹介します。

ポイント①.電子化する書類を絞ろう！
前述したとおり、いきなりすべての書類を電子化するのはかなり大変です。
また、書類によっては電子化するにあたってフォーマットを変更しなければならないものも
あるかもしれません。
なので、まずは自社で運用している書類にどんなものがあるのか、棚卸をしましょう。
その中で、最初の電子化として負担の少ないものや、書類の勝手がわかっていて万一の時も
社外に影響を出さないような書類を選定しましょう。
例) 交通費精算伝票など

ポイント②.自社にあったシステムを選定しよう！
最初に電子化する書類が決まったら、次はどんなシステムに移行するかを決めましょう。
ただ、世の中にはペーパーレス化に役立つ便利なシステムやツールがあふれています。
そこで重要になるのが、自社でどんな書類があって、
どんな機能を持ったシステムならマッチしているかを見極めることです。
ポイント①で自社の書類を棚卸しているので、
あとは絞りだした必要な機能や用途をもとにシステムを選ぶだけです！
※おすすめのシステムは後ほどご紹介します！
例) 地方出張などが多いので、エリア、路線、キーワードでの駅名検索をして利用経路を記入できる
サービスを選定

ポイント③.試しにいくつか移行してみよう！
システムを選定したら、まずはトライアルなどを申し込んで試しに移行してみましょう。
このとき、本番移行でなくても、一部テスト的に移行してみて、使用感を確かめるといいと思います。
もしそこで合わないな…と思っても、また別のシステムを検討することができます。
そうして自社にぴったりなシステムを選定しましょう！
例) まずは営業部の一部だけテスト的に交通費精算伝票をシステムに移行して、
実際に社員に使用感を確認してもらう

4.Canbus.でできること～請求書の作成業務をCanbus.で電子化！～

紙で作成・管理している請求書を電子化してみませんか？
Canbus.で管理することで、紙のコストカット、保管するスペースの削減、
修正や差し戻しの時間短縮など、業務効率化にもつながります。
では、どのようにCanbus.を活用すればいいかをご紹介します。

まずは請求書に必要な項目を洗い出してみましょう。
・請求書番号
・請求者の会社名・電話番号・住所
・合計請求額
・振り込み先　　etc…
このように請求書を作るためには、情報や数字、金額を入力するためのあらゆる項目が必要です。
Canbus. では、このような請求書フォーマットをノーコードで簡単に作成できます。
[文字列]、[数値]、[日付]など、フォーマット作成に必要な項目はあらかじめ備わっています。
これをイメージ通りに組み合わせて配置するだけで簡単に自社にピッタリの請求書ができあがります。

請求書を電子化すると、ワークフローも付けることができます。
一般的な請求書作成業務の流れは以下の通りです。
①取引先リストから、対象の見積書をピックアップ
②各社ごとに見積書から請求額を算出・入力する
③責任者の承認を得る
④請求書の印刷
⑤郵送の手配

この作業の流れをワークフローでステータスごとに管理することで、
作業の抜け漏れがなくなったり、請求書の進捗状況がわかりやすくなります。
Canbus.なら専門的な知識はいらず、複雑なワークフローも
ドラッグ＆ドロップの直感的操作で作成することができます。
請求書のペーパーレス化はもちろん、業務のスピードアップを行うことにより
生産性の向上を達成することにも役立ちます。

Canbus. の印影機能を活用すれば、承認者名や日付・処理内容を印影として明示的に残すことができ、
視認性を上げることが可能となります。

さいごに

いかがでしたでしょうか。
『Canbus.』では、手厚いサポートに加え、貴社の業務に合うようなアプリを作成したり
カスタマイズすることもできます。
弊社サービスの「Canbus.」を活用し 、ペーパーレス化に一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。
気になる方は是非、下記の「お問い合わせフォーム」より、ご相談をお待ちしております。