電子帳簿保存法について詳しく知ろう！

こんにちは！
今日9/21は「ファッションショーの日」です。
これは1927年、銀座の三越呉服店で
日本初のファッションショーが行われたことにちなんでいます。
なんでも一般からデザインを募集した着物のファッションショーだったそうですよ。
着物というところがなんとも日本らしくて素敵ですよね！

さて、今日のテーマは「電子帳簿保存法」です。
「電子帳簿保存法はうちとは関係ないな」と思った方は必見です！
今回の改正は、要件の緩和だけでなく電子保存の義務化が盛り込まれています。
改正の内容やポイント、今必要な準備を学んでいきましょう。

1.そもそも電子帳簿保存法とは

各税法で紙媒体の保存を原則としている国税関係の帳簿類や証憑類について
電子データで保存することを認めた法律です。
この法律は、帳簿や領収書・請求書などの処理にかかるコストや事務の負担軽減、
帳簿や決算書など紙文書主体の手続きを電子化へ促進するといった目的もあります。

電子帳簿保存法は1998年7月に施行されてから、
通信環境の整備やデバイスの進化を受け、数回の改正が行われています。
施行された当初は、帳簿書類をデータで作成したもののみが
保存対象となっていましたが、年々対象範囲が広がっていきました。
2005年3月の改正では、紙媒体の書類をスキャンして
電子保存したものも認められるようになりました。
そして2022年1月の改正では、電子化要件が大きく緩和されると同時に、
電子取引のデータ保存が義務化されることになりました。

では、2022年1月の改正とはどんなものなのか、
私たちにどのような影響があるのか、2章で解説します！

2.今回の改正ではなにが変わるの？

2022年1月の電子帳簿保存法改正により、
電子化するためにクリアすべき要件が大きく緩和され、電子化へのハードルがグンと下がりました。

今回の改正に伴う4つのポイントを紹介します。

・電子的に作成した帳簿書類を電磁的記録により保存する場合、
3か月前までに必要だった税務署長の事前承認が不要となります。

・電子的な時刻証明書であるタイムスタンプ、
以前は付与期間が3日であったが改正後は最長2ヵ月以内になります。
・スキャナ読み取りの際の受領者の署名が不要になります。

・電子保存が義務化
改正前は電子取引データを紙媒体に変換して保存することが容認されていましたが、
改正後は電子取引データから紙媒体に出力して保存することが廃止され、
電子保存が義務化されます。

・検索要件が年月日・金額・取引先のみになるなど簡素化されます。

上記で電子帳簿保存法の改正について触れてきましたが、まだ準備ができていない場合、
何から手を付けていけば良いのか分からない方も多いのではないでしょうか。
3章ではこれから準備をしていく方へ向けた内容となります。

3.どう対応していくか(これから対応する人)

では、帳簿書類を電子化するには何からはじめればよいでしょうか。
ここでは、電子帳簿保存法に適用するためにやるべきことを 3Step でご説明します。

「なんとなく帳簿書類を電子化したい…」のようなぼんやりとしたイメージではなく、
どの帳簿書類を電子化するのかを明確にしましょう。
企業が扱う帳簿書類は幅広いです。
そのため、まずは1つからはじめても問題ありません！

帳簿書類が決まったら、電子化したい帳簿書類が
電子データ保存要件を満たしているかを確認してみましょう。

電子帳簿保存法では、電子データの保存にあたり、
「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があります。
このデータは本物か？改ざんされていないか？など、
誰もが目で見て確認できる状態でなければなりません。

「真実性の確保」の要件
・記録事項の訂正・削除を行った場合の事実内容を確認できること
・タイムスタンプを付与し、作成後の経過時間を確認できること (※1)
・電子保存に使用するシステムに関して、
システム関係書類(マニュアルや仕様書など)を備付けること

「可視性の確保」の要件
・取引年月日・勘定科目、取引科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた、
主要な記録　項目により検索できること (※2)
・システムによって電子保存された帳簿書類を、
ディスプレイやプリンターに整然と明瞭にに出力できること

それぞれの要件については、国税庁のサイトに公開されています。
今の状態で条件を満たせているか、ひとつひとつ確認してみましょう。

なお、※1と※2は、今回の改正で緩和される要件です。
※1に関しては、タイムスタンプを付与する期限が
3日から2か月に変更されるなど大幅に改正されています。
※2に関しては、検索要件が年月日・金額・取引先のみと項目が減り、
要件を満たしやすくなりました。

電子帳簿保存法に則った運用をするためには、
電子データ保存要件を満たすシステムやソフトを使わなくてはなりません。
会計ソフトと連携することで、会計ソフトへの勘定項目の入力や仕訳、
集計作業を自動で行い、業務効率化してくれるソフトもあります。
せっかく導入したのに、「電子帳簿保存法の法的要件に対応できていなかった…」
なんてことにならないように慎重に見極めましょう。

4.Canbus.でできること

今回は、Canbus.に備わっている機能で電子化に活用できるものをピックアップしてみました。
※電子帳簿保存法の要件に適応できるようさらなる機能開発を検討中です！

Canbus.では、入力内容の変更履歴やユーザーの操作履歴などの
様々な履歴を残すことができるため、次の要件を満たすことができます。

★真実性の確保
・記録事項の訂正・削除を行った場合の事実内容を確認できること

Canbus.では、レコードレベル、項目レベルのフィルタ―で
細かい検索条件の設定や絞り込みを行うことができ、
また、全体検索や帳票の種類ごとの検索もできるため、次の要件を満たすことができます。

★可視性の確保
・取引年月日・勘定科目、取引科目、取引金額、
その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録　項目により検索できること

5.終わりに

いかがでしたでしょうか。
正しく電子帳簿保存法を理解して運用に乗せることで、
社内で使用する書類のペーパーレス化や書類管理の効率化を実現するための
良いきっかけにもなります。
Canbus.では、書類の電子データ化を1万円から手ごろに始めることができます。
今のうちから少しづつCanbus.を使いはじめてみませんか。

気になる方は是非、下記の「お問い合わせフォーム」より、ご相談をお待ちしております。