急速な電子化による落とし穴と今後の対策

こんにちは！
本日、10月18日は「冷凍食品の日」だそうです。
れいとう（10）の語呂合わせと、冷凍食品を保存する
一番良い温度がマイナス18℃とされていることから、
日本冷凍食品協会が記念日に制定しました。
彩りやバリエーション豊かな商品が多く、
お弁当には欠かせないものとなっていますね。
最近は、健康にも気遣った商品が出ているそうですよ。
ぜひ、帰り道に冷凍食品コーナーに立ち寄ってみてはいかがでしょうか。

さて、今回のテーマは「急速な電子化による落とし穴と今後の対策」です。
この数年で働き方が大きく変わり、既にあらゆる業務において電子化しているという企業でも、
思わぬ落とし穴があるかもしれません。
これから電子化していくという企業の皆さんにとっても有益な情報をご紹介しています。
ぜひ、最後までご覧ください。

1. 働き方の変化により急速に進む電子化
2. 急激な電子化には思わぬ落とし穴が…？
3. 事例から見えた対策
4. Canbus.の便利な機能
5. さいごに

1. 働き方の変化により急速に進む電子化

2019年12月初旬に中国武漢で初の新型コロナ感染者が確認されてから
早2年が経過しようとしています。
この2年で世界中で今までにないほどの生活や働き方が変わってきました。
特に、感染防止のためにテレワークが推奨され、
今でこそ「慣れた」という言葉がしっくりくる気もしますが、
新しい環境での仕事、新しいツール、新しい勤務体制と多くの変革がされてきました。

では、その変革はすべてが順風満帆に上手くいったのでしょうか。
大手を振って「できた！」という企業の皆さんはごく少数かと思います。

今回は、「失敗したな…」「あの時あれをすれば…」と、
ある種の失敗談から学んだ対策をお伝えしていきます。

2. 急激な電子化には思わぬ落とし穴が…？

コロナが始まって数ヶ月、なんとかテレワークで働けるように、
各企業は急速に電子化を進めていきました。
緊急事態宣言が出て、
慌ててテレワーク導入に踏み切った企業も多いのではないのでしょうか。
特に、紙ベースで管理していた申請系はクラウドサービスを取り入れて
まとめて電子化しようとする動きが加速しました。
大変な時期だからこそ、社員一人一人が楽になればと思い、
一大決心をした経営者やシステム担当者が多かったのではないでしょうか。

しかし、電子化による効率化を期待して、いざ新しいサービスを取り入れても、
すぐに便利になるわけではなく、まずは不慣れなツールを覚えるというところからはじまります。

そんな中で、申請はどんどん飛んできて、
気付いたら処理をし忘れた申請があちらこちらになんてことも…

「楽になる」「便利になる」はずだった電子化が
今まで以上に時間が掛かってしまったとなっては本末転倒ですよね。
次章ではどんな対策や検討が必要だったか、例を上げてご説明します。

3. 事例から見えた対策

なぜ前章のようなことが起きてしまったのでしょうか。
申請書類の電子化を例に見てみましょう。

上長へ申請された際の通知は飛んでいても、
期限が迫った申請のリマインドが設定されていなかったとしたら…
精算書や請求書など、お金が絡む申請は決算にも影響しますので、
確実に期日内に申請・承認しなければなりません。

リマインド機能とあわせて、期日が過ぎてしまったら
アラート通知を飛ばせるように設定しておけば、影響は最小限で済むでしょう。

新しいツールやサービスを選ぶ上で、
自社の業務内容に合っているかどうかを見極めることは非常に重要です。
また実際の運用のイメージを持っておくことで、
これまでの申請方法から新たな申請方法への移行をスムーズに行うことができ、
業務に支障をきたすこともありません。

また、会社の体制や部署編成がサービス導入時と変わることもあるかもしれません。
時代とともに、会社も変化していかなければ淘汰されてしまうこの世の中では、
利用するサービスも柔軟性を求められます。
複雑なメンテナンスが要らず、
変化に合わせて変更したりカスタマイズしたりできるサービスが理想的で、
今後ますます需要が高まることが予想されます。