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皆様は、Canbus.を運用するにあたり、役割グループをご活用されていますでしょうか。
役割グループはアクセス権や業務フローの作業者を設定する際に活用できる機能ですが、役割グループ自体が必須になる場面はさほど多くありません。
しかし、Canbus.の設定に役割グループを活用していただくことで、設定量を削減したり、組織変更を効率的に実施できたりといったメリットがあります！
今回の記事では、
について紹介いたします！
役割グループの基本的な機能については、サポートサイトやネスト機能についての記事をご覧ください。
Canbus.に役割グループを設定すると、複数のユーザーや組織を一元で管理することができます。
役割グループを活用することで、複数の対象に同じアクセス権を設定する際などに必要な設定量を削減することが可能です。
今回は、〇〇本部(下位組織を含む)に所属するユーザー全員にテーブルの表示/公開を付与する場合を例に見てみましょう。
以下の画像は、〇〇本部にテーブルレベルアクセス権を設定する場合、それぞれ組織/役割グループを使用する際に必要な設定を比較したものとなります。
役割グループ(〇〇本部)
テーブルレベルアクセス権(役割グループ)
組織やユーザーを使用してアクセス権を設定する場合、同じ権限の付与でも対象となるユーザー/組織に一つずつ権限を設定する必要があります。
一方、役割グループを使用してアクセス権を設定する場合、テーブル設定とユーザー管理画面の2カ所で設定する必要があります。
しかし、役割グループさえ作ってしまえば、一度権限を付与するだけで役割グループ内の全ユーザー/全組織にまとめてアクセス権を設定することができます。
また、作成した役割グループは他の設定にも流用することができるので、同じ対象に複数の設定を適用させたい場合などに特におすすめです。
組織情報の変更
役割グループを用いて権限を設定することで、組織情報に変更があった場合でもスムーズに運用を続けることができます。
上記で使用した〇〇本部に「カスタマーサクセス部」を追加した場合を例に説明します。
〇〇本部組織図(変更後)
「カスタマーサクセス部」に他組織と同様の権限を付与する場合に必要な修正を比較すると、以下のようになります。
テーブルレベルアクセス権(組織_変更後)
役割グループ(〇〇本部_変更後)
テーブルレベルアクセス権
(役割グループ_変更後)
上記を見た限りだと、組織と役割グループのどちらを設定した両方とも修正が1行であるため、さほど差がないように感じるかもしれません。
しかし、〇〇本部内の組織に同じ権限を設定したテーブルが複数存在した場合はどうでしょうか。
組織を使用して権限を付与していた場合、各テーブルごとに「カスタマーサクセス部」の権限を付与しなければならず、設定漏れが発生するリスクが増加します。
一方、役割グループで権限を設定していた場合は、役割グループに「カスタマーサクセス部」を追加するだけで全テーブルに変更が反映され、設定漏れのリスクを抑止できます。
そのため、広い範囲に同じ設定を反映させたい場合は役割グループが有効となります。
また、組織を問わず役職者に権限を付与するといった運用を行う場合、役職者を対象とした役割グループが便利です
役割グループに「すべての組織」を設定した場合、設定後に組織が変更された場合でも全組織が役割グループ内に登録されるため、組織情報の変更に強くなります。
各組織を対象とした設定と組み合わせて特定組織の役職者のみが確認できるテーブルを作成したり、役割グループを作業者に指定して承認用の汎用的な業務フローを作成したりと、様々な応用が可能です。
設定を効率化するためのヒントとして、ぜひお役立てください。
今回は＼役割グループを用いた効率的な運用／について紹介しました。
役割グループをご活用いただく際には、今回の記事を参考にしていただけますと幸いです。
今後もCanbus.の機能についての記事を投稿いたしますので、ぜひご確認ください。
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