入力規則を徹底し、ダブルチェックをもっと楽に！！

こんにちは！
最近、便利グッズや収納の見直し動画をチェックすることにはまっています。
おうち時間がいつも以上に伸びた昨今。売り上げが 2 倍になったとかしている企業もあるようです。
おうちの見直しをされた方が多いようですね。わたしもそのうちのひとりです。
SNS を筆頭に、情報共有が円滑な現代だからこそ、生活ヒントが沢山あって嬉しいですよね。
達人さんのおかげで、わたしの家も収納の見直しや断捨離をして、すこし自信がもてるおうちへ変身しました。
みなさまのおうちは収納ばっちりですか？

さて、今回はデータの入力規則について。
入力規則を作成して、入力ミスの指摘を減らしましょう。
これからの一人一人の入力ミスは Canbus. にお任せ！
入力しながらその人のミスを指摘！
確認をより、簡単に。業務効率化、はじめませんか？
データ入力規則について詳しくご紹介します。

入力内容に纏わるこんな不手際、経験したことありませんか？
データのチェックを規則化することができる！？
メリットデメリットとは？
Canbus. の入力規則、設定してみましょう！！
最後に

入力内容に纏わるこんな不手際、経験したことありませんか？

申請や届出書類のダブルチェックをする際、内容以前に「確認不足」による不手際を目の当たりにしたことはありませんか？
例として挙げるのであれば・・・

・形式に合った入力ができていない
・チェック項目が未入力
・提出期限が過ぎている　など

この他にも注意書きをしているにも関わらず、「読んでいなかった」などの理由から守られていないことが多々あるかと思います。
その都度ダブルチェックを担当する人からすれば「また同じミス」や、「なぜ記載があるにも関わらず間違えるのか」と頭を悩ませます。

この状況をどのように回避していくべきか・・・
解決方法を探している企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。

データのチェックを規則化することができる！？

前述でも記載をしたように「注意事項を読んでいないからミスをしてしまった」や、「確認不足」から発生するミスを事前に防ぐためにはどうするべきでしょうか。

意外と様々な機能にもついている設定で解決することができるんです。
その設定が「データの入力規則」です！
現状にひと手間加えるだけで格段にミスの減少が見込めます。

具体的には入力規則を設定することで「人為的なミス」を防げます。
例えば Excel では・・・
・整数のみ入力可能とすることで、小数が入力された場合はエラー表記することが可能
・最小値と最大値を設定し、入力文字の長さを指定することが可能
・対象の日付～対象の日付までと条件を設定した場合、それ以外の日付が入力された際にはエラー表記することが可能

今まで文中に記載していた注意事項を、予め設定をしていた条件に当てはまった場合にエラーを出すことができれば、「確認不足」によるミスの防止、またダブルチェックをする方の生産性向上を目指せるのではないでしょうか。

次に「データの入力規則」を使うことでのメリットとデメリットをご紹介いたします。

メリットデメリットとは？

どんな機能でもメリットだけでなく、デメリットはつきものとなります。
下記に挙げさせていただきます。

メリット
・条件に当てはまらない内容が入力された場合、保存を行うことができないためミスを減らすことが可能
・エラーメッセージを決めることができるため、その場でエラーの理由を解決することが可能

デメリット
・管理者の想定内でしか条件を設定することができないため、臨機応変な対応ができない
・予め規則化したい条件設定が必要となるため、管理者が変更となった場合などメンテナンスが大変

メリットとデメリットを挙げさせていただきましたが、自社に合ったサービスを選択することは容易なことではないですよね。

では、 Canbus. の「データの入力規則」ではどんな条件設定ができるのか。
またデータの入力規則の運用例はどのようなものがあるのかをみていきましょう。

Canbus. の入力規則、設定してみましょう！！

Canbus. の「データの入力規則」では、 2 パターンの設定を行うことが可能です。

【1 つ目】
“〇〇項目＝〇〇項目” または、 “〇〇項目＝指定した値” だったらエラーメッセージまたは、警告文を表記する方法
※ イコールだけではなくノットイコールや不等号、このキーワードを含む含まないなど比較条件を選択することが可能です。

【2 つ目】
特定の指定した項目値で他のレコードと重複した値が入力された場合、エラーまたは警告文を表記する方法

ベースの設定は上記の 2 種類となりますが、計算式項目などと組み合わせることで実現できる幅を広げることができます。
下記【運用例】にてご紹介させていただきます。

【運用例】
フォーム項目の表示条件を使用し、対象項目が表示された場合のみ入力必須設定を行いたい。
※ フォーム項目の表示条件・・・条件にあったときのみ項目をフォーム上に表示する設定です。

項目の「入力必須」設定では、本来入力が必要無い部署でも、何も入力をせずに保存を行うとエラーメッセージが返ってきてしまい、保存をすることができかねます。
この場合は、計算式で IF 関数と ISBLANK を使用することで実現することができます。
上記を活用することで部署ごとに入力必須設定の緩急をつけることが可能となります。

比較対象や比較条件を選択できることから、計算式項目で返ってきた値によって入力規則を設定することが可能です。