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こんにちは！
最近 SNS で見かけた、フライパン 1 つでできるペペロンチーノを作ってみました！
本来であれば、パスタをゆでる鍋、パスタソースを作って和えるフライパンの用意が必要かと思います。
それがびっくり、洗い物の手間がなくなることはもちろん、味も確かなペペロンチーノが完成しました！
仕事も料理も効率よく！が大切。
作りながら、このゆで汁本当になくなるのかな？と思いつつも、
出来上がりにはゆで汁も吸収してすごく美味しく、感動しました。
みなさんも是非検索してみてくださいね。
さて、情報があふれる現代では、情報を整理することが効率化の実現にはとても重要です！
そこを見ておけば共有事項も申請物も全部ある！そんな効率化の実現に1歩近づく方法をご案内します。
目次
その情報、適切な範囲で共有できてますか？
情報共有が上手くいかなかったことで、業務に支障が出た経験はありませんか。
問題が起きた時を思い返してみると、
「そもそもチームとしての共有方法が明確になっていなかった…」
「上手く共有できてたつもりだった…」
とあやふやになっていることが多いのではないでしょうか。
これは、
情報共有の目的と効果が理解できていなかったり、
情報共有の運用が確立されていないから起こるのです！！
逆にこの2つを徹底すれば、効率化やセキュリティレベルの向上など
実現できるというわけです！
そして”適切な情報共有の方法” “適切な運用”は管理する側で改善することができるのです。
この先のセクションではこの2つの問題にフォーカスを当ててご案内します。
解決までの道のり ～その①～ 情報共有の目的と効果を理解！
まずは、情報共有の目的と効果を理解しましょう！
何事も目的と効果を知らない事には”適切”な選択はできません。
では、情報共有の目的と効果とはなんでしょう。
基本的に下記のような内容が考えられます。
①ノウハウの共有を可能にする
【情報共有の効果が高まる想定シーン】
・新入社員や部署異動による新たな人員配置
・プロジェクトの発足時
【目的】
・個人だけが知り得る知識や方法を情報共有することで、他の社員にも共有する
【効果】
・知識や方法を知らない社員に対し、1から10まで教えなくても自己学習や資料によって教育することが可能
・知りたいときにいつでも情報を引き出すことができる
②コミュニケーションコストの削減をする
【情報共有の効果が高まる想定シーン】
・チームやプロジェクト、部署間での連携
・取引先とのやり取り
【目的】
・共有依頼や確認の時間を削減する
【効果】
・情報共有の環境を整えることで、情報を伝達するための無駄な時間を抑えることが可能
・環境を整えることで工数の削減ができ、結果的に人件費や必要ツールの削減が可能
①、②を一社員として、管理者として各々が理解していることで本当の意味で”情報共有”ができ、業務を円滑に進めていくことが可能となります。
解決までの道のり ～その②～ “適切な運用”の整備！
”目的”と”効果”を知ったところで、このセクションではいざ運用していくにあたり、
押さえておきたいポイントをお伝えします。
①情報共有ツールを導入する
まずは各々の会社に合った 情報共有ツールを導入してみましょう。
情報共有ツールを導入ことで、環境を整えることができ、情報共有の効率が向上します。
導入にあたって注意すべきなのは、情報共有する場はできる限り”少なくする”という事です。
1つの情報共有ツールに統一できると、なお良いでしょう！
複数の情報共有ツールが使われていると、必要な情報を手に入れる際、
いくつかのツールに情報がまたがっていたりと、情報の取得に時間がかかってしまい
効率がいいとはいえなくなってしまいます。
また、場合によっては、最新の情報を見つけられず、
過去の情報に踊らされてしまう事もあるかもしれません…
②分かりやすいルールを設ける
会社に合った運用ルールを作成し、マニュアルを共有しましょう。
社員全員が同一の情報共有ツールを使用したとしても、
ある程度のルールがないと情報共有が習慣化しません。
この際に、あまりにもルールで縛ってしまうとルールを守れずに
ミスが発生する事もあるので、適切なルールを設定しましょう。
③タグやグループ機能で情報を整理する
多数の情報の中から自分の探している情報を見つけるのは大変…
その時に便利なものが タグ機能 です。
多くの情報共有ツールにはタグ機能が付いています。タグ機能を使用することにより、
共有者や種別、共有日時などカテゴリ分けをすることができ、情報取得の効率が向上します。
もう一つお勧めしたいのが グループ機能 です。
社内すべてに対しては共有する必要のない情報、自分の部署の人だけに
知ってもらえればいい情報などをこのグループ機能によって振り分けることができます。
これで「自分に必要のない情報がたくさん入ってきて情報に埋もれてしまう」
なんてことがなくなります。
しいてはセキュリティ面でも強化することができるのです！
こうした情報共有ツールのタグ機能・グループ機能で情報を整理し、
適切なルールで運用することで、情報共有は大幅に効率化されます。
Canbus. で実現するならこう！～ユニット編～
ここまでで、「ここがダメだったのか…」、「自分たちの会社ではこういう風にしていこう！」などとイメージが固まってきたのではないでしょうか。
そこでご紹介したいのが 「Canbus.」！！
Canbus.では、アナタの望む情報共有が実現できます！
その中でも今回は、グループ分け機能「ユニット」の部分をお伝えします。
①組織ツリー状にユニットが作成出来る！
ユニットを実際の組織図の様な形で作成することができるため、
管理がしやすく、情報共有時にどこで共有すべきか一目瞭然です。
②各ユニットに管理者を設定できる！
各ユニットに管理者を設定することができるため、ユニットの責任者に
アクセス制限などのユニット管理を一任することもできます。
また、各部署の直下に一時的なプロジェクト用のユニットなどを作成させることもできます。
③各ユニットでWikiやアプリの追加ができる！
下の画像の様に、ユニット単位でオリジナルにアプリを追加することや、
Wikiを設定してユニットメンバーへの伝達事項の記載もできます。
おわりに
ユニット分けを行うことで、情報の煩雑化やセキュリティリスクを防ぎ、
さらには効率よく仕事ができることがわかりました。
「必要な情報を探すときにいつも時間かかっちゃう・・・」
「自社で共有されている情報ってちゃんと公開範囲管理されるのかな・・・」
…って思ったアナタ！ぜひお問い合わせください！
実現に向けたアドバイスや、ご支援をさせていただきます。
少しでも Canbus. に興味をもっていただけましたら、以下 URL より
お気軽にお試しください！
【Canbus. ホームページ】
https://canbus.com/about/
最後までご覧いただきありがとうございました。
次回もお楽しみに！
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