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一段と寒くなってきた今日この頃。みなさまいかがお過ごしでしょうか。
こたつやストーブ、エアコンなどさまざまな暖房器具で寒さと戦っているかと思いますが、乾燥も気になりますよね。冬の乾燥は、放置するとさまざまな体の不調を引き起こします。クリームを使って肌をケアしたり、加湿器を使用して健康のためにもきちんと対策しておきたいですね。
さて、今回は「Webデータベース」についてのおはなしです。
「便利そうだけどよくわからない…」「 ”Web” と ”データベース” が合わさるとどうなるの…？」そんな疑問にお答えしながら、Webデータベースでできることを解説していきます！
1．Webデータベースとはどんなもの？
Webデータベースとは
そもそもデータベースとは、「複数で共有・利用する」「検索・加工する」ために集めたデータを、使いやすい形に整理した情報のかたまりです。
「Webデータベース」は、インターネットを使いWebブラウザで閲覧・利用できるデータベースのことです。データベースに対して、データの閲覧はもちろん、検索、編集、登録、削除を行うことができます。Web上でデータベースを使用することで、インターネットを通じて世界中のあらゆる場所からデータを閲覧したり編集したりすることができます。
また、Web上に新しいデータベースを作成することも可能です。
多くのWebデータベースサービスでは、データベースを作成するのに、プログラミングなどの専門的な知識や技術を学ぶ必要はありません。
Webブラウザさえあれば誰でもどこからでも使える、それがWebデータベースです。
2．Webデータベースのメリット
「Web上にあるデータベースで、インターネット環境があれば閲覧や編集ができる…。」
Webデータベースについてなんとなくおわかりいただけたところで、
ここからは、メリットについてお話します！
①データの作成・管理が簡単に行える
従来のオンプレミス型のデータベースでは、データベースの作成や管理はシステムエンジニアが一任していました。
しかし、Webデータベースを作成・管理するために特別な知識や技術は必要ありません。Webデータベースを作成・管理するためには、「DBMS（DataBase Management System）」と呼ばれる専門のソフトウェアを用いています。
このソフトウェアの働きにより、複雑な知識やプログラミングを学ぶ必要なく、誰でも簡単にデータベースを使うことができます。
Webデータベースは、ITに詳しくない人が活用することを前提に作られているので、もともとあったExcelや紙媒体を、そのままデータベースとして作成するように、手軽にデータの蓄積や管理ができるようになります。
②リアルタイムでデータの共有・複数編集ができる
たとえば、WordやExcel上で作成された資料は、複数の人が同時に閲覧したりデータを更新したりできないため、チームや組織、会社など多くのメンバーで活用することが困難になりがちです。一方でWebデータベース上では、複数のメンバーが同時にデータの閲覧や編集、更新を行いながらも、データの整合性を保つことができます。会社やチームなど、多数のメンバーで活用する場合にWebデータベースはその力を発揮します。
③ネット環境があればどこからでもアクセスできる
Webデータベースの特徴として、インターネット環境があれば、場所を選ばずどこからでもアクセスできることがあります。社内で管理しているようなデータベースの場合、外に出ると情報を見ることすらできませんでした。Webデータベースであればいつでもデータベースの内容を編集したり、新たに情報を追加することができるので、多様なワークスタイルにも対応できます。
④導入・運用のハードルが低い
Webデータベースは、インターネット環境があれば利用できるため、自社でサーバなどの設備を用意する必要がなく、短時間で比較的安価に導入することができます。
また、サーバなどの設備を自社で持たないため、アップデートなどのメンテナンスが不要で、運用の負担も抑えることができます。
3．Webデータベースのデメリット
Webデータベースは、誰でもどこからでも使うことができ、データの蓄積はもちろん、編集、データベースの作成も行うことのできる便利なサービスであることがわかりました！
一見すると、非常に使い勝手のよいサービスに思えますが…。
実際に活用するとなると不安な点や気を付けなければならない点もあります。
①インターネット環境に依存してしまう
Webデータベースは、インターネット環境とブラウザがあればどこからでも利用することができます。
しかし、裏を返せばインターネット環境が整っていないところでは使うことができないというデメリットになります。
また、インターネット環境の影響を大きく受けるため、通信量が大きくなると動作速度も遅くなってしまう場合があります。
特にデータベースは社内でも重要度が高いシステムのため、安定した通信ができる環境を整えなければなりません。通信障害が発生したときのために、データのバックアップ保存をこまめに行うなど、万が一に備えることが大切です。
②セキュリティに不安がある
Webデータベースを利用する場合には、個人や社内で管理していたデータベースを、外部のクラウドサービスに預けることになります。セキュリティ対策もWebデータベースサービスの提供元が行うため、セキュリティ対策の充実度や信頼できるのかを見極める必要があります。
セキュリティ対策が不十分である場合、万が一の不正アクセスや個人情報の漏洩などの事故で、取り返しのつかない事態になりかねません。
また、サービスの信頼度だけでなく、Webデータベースを使用する側もセキュリティ意識
をしっかり持つことが重要になります。
このように、誰でもどこからでも使うことができるからこそ、安全対策を徹底しておこなう必要があるのです。
4．実際に活用することでできること
Webデータベースのメリットやデメリット、利用する上で気を付けなくてはならないポイントについておわかりいただけたのではないかと思います。
ここからは実際の活用シーンや利用方法についてご紹介していきます！
①「プロジェクト管理」～チームでデータの共有やタスク管理をおこなう～
Webデータベースを活用して、プロジェクトのデータはもちろん、進捗状況や課題、チームメンバーの管理タスクなどの「プロジェクト管理」を行うことができます。
たとえば、プロジェクトリーダーは常にチームメンバー全員の状況を把握したいはずですが、異なる部署・職種からなるプロジェクトチームの場合、チームの情報共有は週1度の顔合わせやリモート会議にとどまる場合があります。
専用のシステムがない場合はExcelで作成したプロジェクト管理表を使用するのが一般的ですが、Excelで作成した管理表では、複数の人が同時にデータを更新できません。誰かがファイルを開けば他の人は待っていなければならず、業務に支障をきたしたり、逐一連絡をとっていても、最新情報の共有やデータの更新が滞る場合がでてくると予想されます。
このように、チーム全員でタスク共有をするには、Excelでは不便なことがあります。
Webデータベースを活用すれば、常に新しい予定やタスク情報を更新、離れて活動するチームメンバーとも最新情報を確認しながら作業を進めることができます。
また、共同編集できることで作業の停滞や業務の無駄を省くことができます。
タスク管理として、自分の業務の開始や終了、進捗状況をリアルタイムで入力するようにすれば、プロジェクト管理、進捗状況、課題管理は常に最新に保たれ、プロジェクトリーダは素早く異常に気づいて対処することが可能になります。
②「データベースや Web アプリの作成」～今あるデータをデータベース化する～
Webデータベースの中には、データベースの作成とそこにデータを入出力するWebアプリを簡単に作成することができるサービスが多くあります。パッケージアプリとして利用しがちな顧客管理や案件管理、社員情報管理などのさまざまな業務アプリをノンプログラミングで誰でも作成する事ができるのです。
たとえば、現場で働く人たちの多くの課題は「今ある紙ベースのデータやExcelのファイルをデータベース化すること」です。
Webデータベースで作成したアプリを使えば、ExcelやCSVファイルから一括アップロードしたりしてデータを登録・更新することができます。もちろん、Webデータベースの大きな特徴でもある複数名での同時閲覧や編集作業も可能です。アプリ化されているので、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスすることができます。
その都度、運営方針やワークフローの変更などにも柔軟に対応し、ユーザー自身でデータベースの設計変更やアプリの新規作成、項目の追加など、自由にカスタマイズしながらオリジナルのデータベースを作ることができます。
5．さいごに
いかがだったでしょうか？
Webデータベースはインターネット環境があれば、誰でも利用することができる画期的なデータベースサービスであることがおわかりいただけたのではないでしょうか。いつでも最新・正確な情報があつまり、共同作業もできるので、活用することで業務の幅が大きく広がります。
サービスの多くは、ノンプログラミングで、データベース構造を全く意識させないようなレベルで提供しているものが多いですが、少なくとも基本的なデータベース構造を知っていることを前提にしているレベルで提供しているものも存在します。どのツールがよいかは、実現したいことと実際に活用するメンバーによって変わってくるでしょう。
しかし、忘れてはならないのは「セキュリティ意識」を高く持つことです。誰でも利用できるインターネット環境を使用するからこその、不正アクセスや情報漏洩には十分に気を付けましょう。
インターネットのコンプライアンスを守りつつ、Webデータベースを上手に活用することが望ましいですね！
最後までご覧いただきありがとうございました！
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