プロジェクト管理の効率化

こんにちは！
本日8月23日は、ウクレレの日です。
ウクレレはハワイの楽器というイメージをお持ちかと思いますが、
元となったものは、ポルトガルの民族楽器「ブラギーニャ」でした。
19世紀後半にポルトガル移民によりハワイへブラギーニャが持ちこまれ、
やがてウクレレという名前に変わりハワイ中に広まりました。
そのポルトガル移民がハワイに到着して移民登録を行ったのが1879年8月23日だったことから、
ハワイ州政府がこの日をウクレレの日と制定しました。
ウクレレとハワイのイメージがぴったり合いすぎているので、
ほかの土地から輸入されたものだったとは驚きです！
さて、今回のテーマは「プロジェクト管理の効率化」です。

1.プロジェクト管理で必要な管理とは

プロジェクト管理(プロジェクトマネージメント)は期間や目標などの定められた活動計画を成功に導くために行う管理です。
そのため、多岐にわたり管理する必要があり、代表的な管理項目としては
Quality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)を中心とした下記項目となります。

2.プロジェクト管理を行う上での課題

プロジェクト管理をするうえで多くの企業様はスプレッドシートやExcel、チケット管理ツールなど様々なツールを組み合わせ、それぞれの管理を実施しています。
また、クラウド化も進み拠点間やリモートワークメンバーともコミュニケーションや進捗管理も
スムーズに行えるようになっています。

しかし、そのなかで
プロジェクト全体の統合管理やプロジェクトを横断した複数プロジェクトの管理をするとなるとデータの集約やリアルタイムでの各プロジェクトの情報共有ができないなどの課題が上がってきますが、
この部分は改善されていないケースが多く、プロジェクトマネージャーや部門管理者が稼働を上げて
どうにか対応しているケースが多く見受けられます。
また、プロジェクト規模が大きい場合や引継ぎが発生した場合、管理しているファイルやツールが
点在してしまい、引継ぎや新規参画者が入った際に情報を探すのに時間がかかる、
過去のプロジェクトを参考にしたいけど資料が見当たらないなどのケースも多く発生しています。

一つのプロジェクトを達成するためには、第1章で上げた多くのデータを管理する必要があります。
例えば、顧客担当者の連絡先や契約書のPDFファイル、営業段階で結んだ約束事や注意事項、作業人員のリストや作業マニュアルetc…
これらの保存先は同じExcelシート上でしょうか？
メールに添付されている情報を確認しにいったり別のフォルダに保存されたものを探すことに集中してしまい、業務に無駄な時間が発生している場合も多いのではないでしょうか。

膨大な情報が一つの場所にまとまっていないと状況を確認する時間がかかるため、
プロジェクトの状況をリアルタイムに把握できず、予算超過や遅延の兆候を見逃してしまい対応が後手に回ってしまうこともあるのではないでしょうか。
各作業者の進捗からプロジェクト全体の進捗までを一目で把握できれば、自身だけでなく周囲の
メンバーの状況を意識できるようになり、今後発生する可能性がある課題を予測し、事前に対策を練ることが可能になります。
また、上司から突然「そういえば○○プロジェクトの状況はどう？」
と聞かれたとき、リアルタイムに状況を把握していないと思わぬ時間を
費やしてしまうことはないでしょうか。

理想としては、進捗状況やスケジュール遅延がまとまった資料を一目で把握し、
「現在の進捗状況は全体の〇%です。Aチームに遅れが発生しております。
遅れた原因は商品Bの配送手配ができていなかったためで、本日手配しましたが
全体のスケジュールからは〇日遅れる見込みです。」
というような報告を無駄な時間をかけずに行いたいですよね。

3.プロジェクトを効率よく管理するための方法

それでは、プロジェクトを効率よく管理するには、どのような解決方法が考えられるでしょうか？
以下では第3章で取り上げた課題を解決するために必要な方法を紹介します

必要なデータを必要な時に取り出すためには、ファイルにアクセス・検索しやすいことが
ポイントとなります。
何についてのファイルがどこのフォルダに保存されているのかを見つけやすくするため、
プロジェクト毎に情報を保存する場所を定め、そこに作成するフォルダやファイルについても、
階層の分け方や命名形式に一定のルールを設けることで、誰がいつ見てもどこに何があるのかを即座に把握することができます。

プロジェクトが今どのような状態なのかを把握するためには、プロジェクト内のどの作業がどのようなプロセスで実行されているか、一連の流れを一目で分かるようにすることがポイントとなります。
Excel の場合は、条件付き書式を利用してガントチャートを作成したり、マクロや VBA で各作業工程の進捗率を表示させることで、プロジェクトの状況を把握しやすくなります。

可視化により、簡単に業務プロセスの課題などを発見することができるようになります。
加えて、改善や効率化などのサイクルを回すことができるようにもなります。
もちろん、業務プロセスの可視化によって生産性が向上するのは、経営者や管理担当者のみではありません。従業員全員がプロセスを理解し、共有することが可能になるため、通常業務の生産性も向上します。

4.ツールを使って効率化は必須

どんなプロジェクトでも、効率化を重要視したいならツールの使用は必須です。
第4章で取り上げた項目は、Canbus.にて実現することができます。

★レポート機能で業務プロセスを可視化

レポート機能では Canbus.内のアプリにデータ蓄積したものをグラフとし、可視化することができます。
グラフの種類は現在21種類ありますので用途に合ったグラフを使用し、業績UPやチーム内共有に活用することができます。
使用できるグラフの一例として、集合縦棒、積み上げ縦棒、折れ線グラフ、円グラフなどがあります。
また、その他にもレポート機能にて「リスト」「サマリ」「マトリクス」というデータを表し、分析が行えます。

リスト・・・選択した項目を一覧表示できます
サマリ・・・選択した項目の集計を表にすることができます
マトリクス・・・総当たりの表を作成することができます
レポート機能では、項目を選択するだけで表やグラフにすることができる、誰でも簡単にデータの可視化を行うことができます。
散らばっていた情報や資料などをCanbus.上に集約することで、一度のアクセスで必要な情報をすばやく検索することが可能となります。
また、フィルタ機能を使用することにより、見やすくて管理のしやすい仕様にすることができます。
レコード参照などの参照項目を活用すれば、他のアプリやテーブルから関連データを一括取得でき、
点在しているデータを一か所に集約することもできます。
情報を集約するだけではなく、分析し、定量的なデータをもとに、重要な判断をする際にも役立てることができるのです。

★ダッシュボードでプロジェクトの進捗管理を効率化

例えば、複数のプロジェクトを同時進行する際にCanbus.のダッシュボードを活用すれば、
一覧で複数のプロジェクトの進捗状況を見ることができます。
また、各プロジェクトようの管理アプリに勤怠管理をプロジェクトコードをキーに連携しておけば、
どのプロジェクトにどのくらいの工数を費やしたのかも分かり、かかったコストも明確にすることができます。
そして、チームへの引継ぎ情報や予算超過、遅延の状況も一目瞭然なのでプロジェクトマネージャーや部門管理者が部下に「そういえば○○プロジェクトの状況はどう？」
と聞かれたとき、リアルタイムに状況が分からないため状況の把握まで時間を費やしてしまう、
ということはありません。

5.さいごに

いかがでしたでしょうか。
『Canbus.』では、手厚いサポートに加え、貴社の業務に合わせたアプリを作成したり、カスタマイズしたりすることが可能です。
それに加えてライセンス無制限で1万円からお気軽に始めていただけます。
この機会に『Canbus.』を導入してみてはいかがでしょうか。