電子帳簿保存法に対応する為の第一ステップ！～営業職編～

こんにちは！
1926年の9月13日に「明治ミルクチョコレート」が発売されたそうです。
100年近く前に発売され、今も老若男女問わず愛されているなんて素晴らしい商品ですね。
オフィスワークが続くと、甘いものが欲しくなります。
今日は、お仕事のお供にミルクチョコレートを選んでみてはいかがでしょうか。

さて、今回のテーマは今話題の「電子帳簿保存法」について、
営業職の皆様向けにポイントをご紹介します。
法の改正まで、あと少しです。
ぜひこの記事を読んで、電子帳簿保存法改正の準備を進めるきっかけになれば幸いです。

1. 電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿類や証憑書類の全部または一部について、
電子データで保存することを認めた法律です。
この法律では以前から、契約書や領収書等を電子保存することを認めていましたが
「領収書の場合は金額が3万円未満のものに限る」
「紙の書類をスキャンして保存する場合、電子署名を付与しなければならない」
というような制限がありました。
しかし、2016年、2018年と徐々に規制緩和され、
すべての契約書や領収書を電子保存することが認められました。
そして2022年には電子帳簿保存法がさらに改正され、
大幅な規制緩和や電子取引のデータ保存が義務化されることが決まっています。

2. 電子帳簿保存法が関係する営業職の業務とは？

電子帳簿保存法に関しては、国税庁から正式に発信されているものをはじめとして、
たくさんの記事や参考資料を手に入れることが可能です。
しかし、馴染みのない単語や小難しい言い回しに
「結局何に気を付けて、何をすればよいの？」と困惑している人も多いのではないでしょうか。
第2章ではそんな皆様、特に営業職の方々がどのような業務において、
電子帳簿保存法と付き合っていかなければならないか、ご紹介いたします。

営業職の皆様なら、誰でも扱う書類として請求書や契約書が挙げられます。
企業間のやり取りでは欠かせない書類です。
以前は紙で締結し、保管しなければならないことが、ペーパーレス化の大きな壁となっていましたが、
電子帳簿保存法が整備されていくとともに、こうした書類の電子化が進んでいます。
請求書や契約書を電子化することで電子帳簿保存法への対応となるだけでなく、
様々なメリットがあります。

3. スタートはスモールステップから！ 3つのススメ！

次のステップは、「書類を電子化すべきなのはわかったけれど、どこから手をつけたらよいのか」
ということで悩まれるのではないでしょうか。

今扱っている書類が紙ベースのものが多いという企業は、
はじめから完全な状態で電子帳簿保存法に対応するのは高いハードルとなり、
経営層としても実際に作業を行なう一社員の方々としても負担の大きいものとなってしまいます。
そんな企業の皆様のために、
スモールステップで電子帳簿保存法に対応していくポイントをご紹介します。

契約書を例に挙げれば、
契約に至るためには取引先情報の管理や案件に対する活動履歴、
掛けた工数の管理、過去問い合わせ履歴、案件から契約に至る成約数など、
管理すべき内容は数多くあります。

その中で、電子管理を行うためには
「取引先などの情報はマストとなり、一番に取り組むべき」など、
先んじてIT化すべき点が見えてくるはずです。
まずは、電子帳簿保存法に対応できるよう必要情報の整理を行うことから始めましょう。

必要情報の整理を行ったら、IT化する情報の優先度を決めましょう。
いきなりすべての情報を電子化すると、
企業全体の大規模なプロジェクトとしてハードルが上がってしまいますが、
まずは各部署の優先的にIT化すべき一部の業務から、導入してみてはいかがでしょうか。

前章でご紹介した通り、営業職において請求書や契約書は欠かせない書類となっています。
例えば、契約書の「取引先情報」をデータ管理が行えるサービスを活用して、電子化してみることで、
「取引先情報」に結び付けたいデータは何か、同時に参照できたら良いデータは何かなど、
次のステップが見えてくるかもしれません。

世の中にはペーパーレス化のツールや電子帳簿保存法に対応したサービスが溢れているため、
貴社の業務にあったサービスを選定することも大切です。

電子取引データは、タイムスタンプ付与システムや
改ざんできず修正や削除の履歴を参照できる仕組みで保存する必要があります。
そういった機能を兼ね備えているサービスを使用する、
あるいは単なるペーパーレス化ツールを使用し別途申請するなど、
会社の規模や業務内容によっても選定するサービスは異なるでしょう。

しかし、今話題のDXやIT経営を推進するには、
電子データを結びつけたり分析したりできるペーパーレス化の1歩先のサービスを
活用することをおすすめします。

4. Canbus.で実現！先を見据えたデータ管理

電子帳簿保存法改正やDX推進に対応していくため、
先を見据えたデータ管理ができるツールをお探しの方に弊社サービスの
『Canbus.』をご紹介します。
優先度が高いと見込まれる下記3つの業務を『Canbus.』のアプリでどのように実現するのか、
データの連携によりどのような費用対効果を生み出すのか、ポイントをみていきましょう。

取引先の情報をせっかく電子化するのであれば、
単なる取引先情報の管理で終わらせるのではなく、
請求書や契約書を作成する際に取引先情報を読み込めるよう連携したり、
引継ぎの際に情報共有がしやすいようデータを共有したりできると、よりデータを活用できますね。

テンプレートのアプリ「取引先担当者管理」を使用すれば、
取引先の会社名・郵便番号・所在地・電話番号、
担当者の氏名・連絡先・部署などを入力するだけで
すぐに電子版の取引先管理をはじめることができます。

日々発生する顧客とのやり取りを、スピーディーにリアルタイムで漏れなく登録し管理することで、
情報の属人化も防ぐことができ、担当者がいなくても安定した顧客対応をすることができます。
営業職は特に、訪問や電話、来客など目まぐるしく対応をする中、
簡単に活動履歴を残せるアプリがあると便利です。
テンプレートのアプリ「活動履歴」は、日時・担当者・企業・内容を登録できるだけでなく、
取引先管理など別のアプリの情報を読み込んですばやく登録したり、
データ連携やデータ共有など引継ぎもスムーズに行うことができます。

はじめから電子データで取引するのが理想的ですが、
取引先によってはこれまでの文化もありすぐに契約書を電子化するのは難しい企業もあります。
テンプレートアプリ「契約書管理」は、
契約書を簡単に管理できるだけでなく関連資料も同時に参照することができます。
契約書のPDFを添付して契約種別ごとに仕分けすることで、
パソコンの中に散らばってしまいがちなデータを一元管理することができます。

5. 最後に

いかがでしたでしょうか。

電子帳簿保存法の改正を前に、
いよいよ社内の書類を電子化しないと…と思われた方もいらっしゃるかと思います。
電子化することで今まで一部の社員のみで共有されていた情報を、
より共有しやすくなり、データ活用が推進する効果も期待できます。

『Canbus.』では、ユーザー数無制限で1万円から、
プログラミングの知識がない方でも簡単に始めていただけます。
この機会に『Canbus.』を導入してみてはいかがでしょうか。

気になる方は下記のお問い合わせフォームより、お気軽にご相談ください！