ニューノーマル時代に求める業務改善 その②～自動化～

こんにちは！
本日、3月14日は「ホワイトデー」です。
日本ではバレンタインデーのお返しとして、男性から女性へ贈り物をする日として知られていますが、
実はホワイトデーは日本発祥で、海外にはあまり見られない文化だそうです。
「贈り物をもらったら、お返しをする」という日本人らしい文化ですよね。
ちなみに4月14日はバレンタインデーとホワイトデーを経て、
晴れて両想いとなった二人がプレゼントを贈りあい、
愛を深める「オレンジデー」という記念日もあるそうですよ。

さて今回は前回に引き続き、
「ニューノーマル時代に求める業務改善」について自動化にポイントを絞ってご紹介します。

1. 前回までのあらすじ

前回は「ニューノーマル時代に求める業務改善」について、
業務改善をするために必要な要素を解説しました。
方針をたて、現状分析を行い、課題やゴールを明確にした上で、
改善していくという業務改善の流れをつかんでいただけたのではないでしょうか。

今回は実際に業務改善をしていくにあたり、多くの企業で実現したい「自動化」について、
おすすめのツール『Canbus.』の活用方法も併せて、説明していきます！

2. 自動化 初級編～データの共有～

仕事を進める上で、チーム内のコミュニケーションや情報共有はとても重要です。
しかし、テレワークが当たり前となったニューノーマル時代では、
近くにメンバーがいないためにちょっとした確認や情報共有の機会が減り、
いつの間にか大きな歪みになっていたなんてこともあるのではないでしょうか。

データは基本的には鮮度が命です。
できる限りリアルタイムで最新の情報を共有することが求められています。
情報は常に変化しますし、共通認識を持って仕事をすることで、
仕事の戻りやミスはもちろん、無駄なコミュニケーションを減らし、
効率的に仕事を進めることができます。

この「リアルタイム共有」において、Canbus.を例にお話しましょう。
Canbus.に保存したデータであれば、出張先やテレワークなど、
場所にとらわれず、いつでも好きなときに最新のデータを確認し、参照することができます。
また、Canbus.Noteというチャット機能も使えるので、該当のデータを参照しながら、
離れたチームメンバーとも意見交換ができるので、スムーズなコミュニケーションが実現します。

3. 自動化 中編～通知～

せっかくリアルタイムでの共有ができても、共有した”つもり”になっていませんか。
例えば、ランチを置き配で配達してもらっても、インターホンを押してもらえず、
頼んだこともすっかり忘れて、温かかったご飯が冷え冷えに…
なんて経験、皆様もあるのではないでしょうか。

「新たな情報を入れたよ」「このデータを確認してね」と
”お知らせ”があるからこそリアルタイムで情報を共有する意味がでてくるのです。
まずは最新情報をキャッチできるように通知タイミングや方法を整えていきましょう。

Canbus.では用途に合わせて様々な場面で通知を行うよう設定することが可能です。
例えば、「交通費申請」など日々の業務で使用する業務フローアプリをCanbus.で作成し、
申請を行った際に次の作業者や承認者に自動的に通知が行くように設定可能です。

他にも、申請を追加/更新した際の通知やリマインドメールを送る、
フォームの値を本文内に埋め込むなど多岐にわたって取り揃えております。

4. 自動化 上編～データの自動追加/更新/削除～

データの共有、通知の自動化とくると次に目指すべきは「データの自動追加/更新/削除」です。
最終的に考えていきたい内容は、”人の手から離れる”ということです。
同じデータを様々な所で入力しなければならないような場合、
キーとなる情報さえあれば起点となる箇所を更新することで、
自動で最新の情報へと書き換えるということが理想ではないでしょうか。

Canbus.ではそんな機能もご用意しております。
基盤さえ構築してしまえば後々の業務効率化や生産性向上に繋がっていきます。
ではCanbus.でできるデータ連携の一部をご紹介させていただきます。

Canbus.には「自動処理設定」という、
指定したトリガーをもとにアクションを起こす設定があります。
もう少し具体的にいうと、データの追加や削除など4種別5種類の操作の中からトリガー条件を選択し、
自動で新たなデータの追加、更新、削除処理を行うことが可能です。
設定は即時反映や定期実行など、
反映タイミングの選択が可能となるので求めている情報を求めているタイミングで取得できます。

5. さいごに

いかがでしたか。
自動化し、業務改善を行う上でのポイントをご紹介しました。
この機会にぜひ『Canbus.』を取り入れて、
ニューノーマル時代にあわせた業務改善を行ってみませんか？
興味のある方は、下記のお問い合わせフォームより、お気軽にお問い合わせください！