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皆さんは、Canbus.でアプリを運用するにあたり、ワークフローやアクセス権など、様々な設定をご活用されているかと思います。
要望に沿ったアプリを作成できるようにCanbus.には様々な機能が用意されており、必要に応じて随時設定を更新することができるようになっています。
ほとんどの設定は動作を少し変更する程度にとどまりますが、一部の設定はテーブル全体に大きな影響を与えます。
各レコードに恒久的に適用する
の注意点について説明します！
説明を行うにあたり、以下では本設定を「アプリの設定変更履歴」と呼称させていただきます。
「アプリの設定変更履歴」の注意点を説明する前に、前提知識として本設定がどのような機能なのかを紹介します。今回は、Canbus.上のアプリで稟議書の処理を行っているケースを例に説明します。
例えば、法改正についての通達があり、改正後には不要になる項目が設定されていたとします。法改正に対応するため、稟議書アプリをアップデートすることにしました。
しかし、アプリの設定を更新すると、申請処理済みのレコードの項目も更新されてしまいます。回覧と承認が完了した申請書を事後改変する形となり、信頼性の低下に繋がりかねません。ですが、不要な項目をいつまでも残し続けるのも運用上問題が…
そんな時に活躍するのが、この「アプリの設定変更履歴」です！
この設定を有効にした場合、レコード作成時点の”フォーム項目”や”通知設定”、”アクセス権設定”などの設定を恒久的に引き継ぐようになります。要するに、運用途中でアプリの設定を更新しても、既存のレコードには変更が反映されません。これにより、意図せず申請書のデータを改変してしまうリスクから脱却することができます！
一見すると設定するだけ得な機能に思えますが、テーブルの用途次第ではこの設定を有効にしない方が便利な場合もあります。いくつかの例をもとに、この設定の注意点について学んでいきましょう！
注意点① 既存レコードの設定を更新できなくなる
本設定が有効になっている「顧客情報」テーブルを例に見てみましょう。
このテーブルでは、顧客情報を管理するために会社名や業種、事業内容などを管理しています。
新たにホームページとSNSアカウントの情報を入力する項目を追加することにしました。
ですが、このテーブルでは「アプリの設定変更履歴」が有効になっているため、既存のレコードには「ホームページ」と「SNSアカウント」の追加が反映されません。
顧客情報(既存レコード)
そのため、このようなケースでは、「アプリの設定変更履歴」を無効にした方が効果的にアプリを運用することができます。
「経費使用申請」テーブルを例に見てみましょう。
・「アプリの設定変更履歴」が有効の場合
処理中の既存レコードは改善前のワークフローを引き継ぎます。
そのため、古い設定と新しい設定が混在することで利用者の混乱に繋がり、古い設定の申請が完了するまで本来の目的である「業務効率化」の効果が限定的になります。
・「アプリの設定変更履歴」が無効の場合
処理中の既存レコードを含めて改善後のワークフローが適用されます。
これにより、アプリ全体の設定が一貫し、利用者の混乱を招くことなく「業務効率化」を実施することができます。
このように、継続的に改善・最適化を行うアプリでは、「アプリの設定変更履歴」を無効にすることがユーザビリティの向上に繋がります。
そのため、本設定を有効にする際は十分にご注意ください。
Canbus.でアプリを運用する際には、今回の記事を参考にしていただけますと幸いです。
今後もCanbus.の機能についての記事を投稿いたしますので、ぜひご確認ください！
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