ワークフローの条件分岐を使って申請を自動化

こんにちは！

温度調節の難しい季節になってきました。
冷房をつけると少し肌寒かったり、身体が冷えているのを感じたり、
かといって切ると暑くて耐えられません…
少し冷房の温度を高くしてサーキュレーターを利用して
空気を回すのがベストといわれています。
わたしは未だサーキュレーターデビューできていないので、
最近は除湿機能を利用してみる等、快適な過ごし方を模索中です。
朝はまだ肌寒く気温差も激しいので
みなさま、お身体大切になさってくださいね。

さて、今回は”条件分岐機能”について。
申請を行う際に「この申請はどこの部署の誰に出すのだったかな…」
と迷われた経験、ありませんか？
Canbus.の条件分岐機能を使えば、確認する時間を大幅カットして
”業務効率化”を達成できるんです！

この機能について詳しくご紹介します。

申請のたびに申請先を確認して決めるのは面倒…

申請書やワークフローの申請の時、どの部署の誰に出せばいいのか
分からなくなって調べた事、ありませんか？

定期券の申請等の分かりやすいものならまだしも、普段は誰も使わない申請書であったり
内容によって申請先が変わったりすると、それを調べるだけで一苦労…
せっかく上司の方に稟議書を提出したのに、金額が大きい場合はまた別の上司の方に
提出しなければならず、余計な手間がかかり時間も無駄に使ってしまった…となると、目も当てられません。

申請書を受け取る側にしても、申請書を確認したところ自分が承認するものではなく、慌てて誰が担当かを調べて再申請をお願いする等といった場合もあるのではないでしょうか。

しかも現在はコロナ禍の真っただ中で、リモートワークを行われている方は気軽に周囲の人に聞くことができなくなり、余計な手間が増える一方です。
業務効率化が声高に叫ばれる中、このような無駄な手間と時間をどのように減らしていけば良いのでしょうか？

詳細なマニュアル、親切な注意書きでは改善しきれない？

上記のような問題に対しての改善策は、どういったものが上げられるでしょうか？
一般に取られている対策では、
・マニュアル化
・注意書きを添付
が多いかと思われます。

しかしながら、マニュアルや注意書きは、読む側にも作る側にも時間と労力がかかります。

マニュアルを読む側にとっては、様々な申請のパターンがある中で一々マニュアルを隅々まで読んで確認！なんて事は、日々業務に終われている皆様からしてみると当然厳しく、周囲の人に尋ねるか問い合わせを行って問題を解決しがちです。

マニュアルを作成する側にとっても、全ての申請のパターンを予め記載しておく事は難しく、改訂作業の時間もそんなに取れるわけではなく、結局問い合わせが来てしまい…といった悪循環に陥り、更に手間がかかり時間が無駄になってしまいます。

このような課題はワークフロー製品の”条件分岐機能”を使用することで解消できるため、多くの企業様が製品選定の際に”条件分岐機能”可否を重視している傾向にあります。

条件分岐機能で、無駄な手間と時間を削減！

そもそも”条件分岐機能”とは何か、と申しますと、
申請書の項目に入力した値に応じて、設定された申請ルートを変更・省略し、
申請内容に合った承認者・回覧者を自動で指定できる機能です。

“条件分岐機能”を使う事で、「この場合は○○の担当者に～」「△△円以上の申請書は部長以上に～」といった条件があった場合でも、迷わずに申請書を作成することができます。

それでは、具体的にどのように”条件分岐機能”を使用するのか、Canbus.の実際の設定を元に説明します。

今回の例としては、「承認の金額が 10 万円以上の場合は社長の承認が必要になる」業務フローを例に取り見ていきます。

作成はいたってシンプル、Canbus. で申請ルートを作成する段階で
「金額が」「10 万円以上になると」「社長に申請が行く」という下記の図のような条件を
設定するだけです。

このようにルートを設定するだけで、管理者はマニュアルを作成する必要がなく、ユーザーも考えることなく入力するだけで正確に申請を進めることができます。

また、条件も金額だけでなく、ユーザーの情報や文字列もご選択いただけますので、様々なパターンに対応可能となっています。

最後に

Canbus. の”条件分岐機能”についてご紹介させていただきました。
皆様の業務効率化の達成に少しでも貢献できれば何よりです。

今回ご紹介させていただいた以外にも、Canbus.は様々な使い方があります。
他のブログ記事や Canbus. のホームページにも多数の情報を記載しておりますので、
今後 Canbus. をお使いいただく上での一助となれば幸いです。

少しでも Canbus. に興味をもっていただけましたら、以下 URL より
お気軽にお試しください！

【Canbus. ホームページ】
https://canbus.com/about/

最後までご覧いただきありがとうございました。
次回もお楽しみに！