生成AIを効果的に使って業務を効率化する方法

近年、米国のOpenAIが開発した「ChatGPT」の登場をきっかけに、生成AI（または生成系AI）が注目を集めています。
企業でも生成AIを業務に取り入れることで、業務効率化や生産性向上が期待されておりますが、まだ多くの企業が活用まで至ってないことが現状としてございます。
この記事では、生成AIを業務に取り入れるのに必要な準備と活用までのステップを紹介します。

1. 生成AIとは
2. 生成AIを業務活用することのメリット
3. 生成AIの業務活用を検討する上で重要なこと
4. 生成AIの活用ステップ
5. さいごに

1. 生成AIとは

生成AI（または生成系AI）とは「Generative AI：ジェネレーティブAI」とも呼ばれ、さまざまなコンテンツを生成できるAIのことです。
AIで生成できるものとして文章、画像、音声、音楽、動画、プログラムコードなどが有名です。
様々な情報を組み合わせて、新しい文章を生成することができたり、学習させたデータを元にAIが最善の回答を探し出していくことによって新しいコンテンツを生成することができます。

従来のAIは学習済みのデータの中から「適切な回答を探し出す」ことが目的でしたが、
生成AIでは学習済みのデータを元に「0から1を生み出す」ことが可能となりました。

2. 生成AIを業務活用することのメリット

生成AIをそれぞれの業務に適した形で活用することで、今まで人間の手で行っていた作業を大幅に効率化したり、新しいアイデアを形にすることが可能になります。

①生産性向上
生成AIが作業を自動化することで、業務のスピードと効率が向上します。
繰り返し行うようなクリエイティブな業務を処理することで、今までそこにかけていた時間をより戦略的な業務にかけることができます。
（例：メール文作成、ブログ記事作成、翻訳、長文ドキュメントの要約など）
②品質向上
生成AIは大量のデータから学習し、高品質なアウトプットを生成することが可能です。
これにより、企業のコンテンツやプロダクトの品質が向上します。
（例：文章校正、プログラムコードのレビュー、設計プロセスのチェックなど）
③コンテンツの多様化
「0から1を生み出す」ことが得意な生成AIに、コンテンツのアイデアを提示してもらうことにより、調査する・考える時間を短縮することができ、思い込みに頼らない発想の一助となりコンテンツが多様化することが期待されます。

3. 生成AIの業務活用を検討する上で重要なこと

いくつか生成AIのメリットを紹介いたしましたが、実際に業務に取り入れるためには、現在行っている業務のどこに生成AIが活用できるのかを理解・整理する必要があります。

「生成AIを業務に取り入れる」と言葉で言うのは簡単ですが、現在の業務が十分に整理できていないことが、生成AI活用の具体的なイメージが出来ない問題の根本になっているといえるでしょう。

どのプロセスで生成AIの力を発揮させるべきかを洗い出すことで、具体的な適用先が浮かび上がり、「生成AIを業務に取り入れる」ことができるようになります。

4. 生成AIの活用ステップ

生成AIを自社の業務に取り入れ、最大限活用するための活用ステップを紹介します。

ステップ1：生成AIの特徴を知る
生成AIの特徴や適用範囲を理解しましょう。
生成AIの得意なこと、不得意なことを把握してどのように活用するかを検討します。
また、セキュリティ上のリスクもあるため社内規定をしっかりと定めておくことも必要です。
ステップ2：業務を整理して使えるポイントを探す
業務プロセスを整理した上で、生成AIが効果的に使えるポイントを探します。
業務を整理しないまま進めてしまうと、活用イメージが湧かず “使えない”という判断になって終わってしまう可能性があります。
ステップ3：必要な情報をデータ化
生成AIの効果を最大限に発揮するためには、
生成AIが持つ情報と社内のノウハウを組み合わせることが効果的です。
これを行う場合、社内のノウハウがデータとして整理されていないと、まずその情報のとりまとめに時間が掛かってしまいます。
事前に情報（社内のノウハウ）のデータ化を準備することが生成AI活用の鍵となります。
ステップ4：活用開始
生成AIを業務に取り込み、活用を開始します。
また、必要とするアウトプットを出すために、生成AIに対して適切なリクエストを送るプロンプトのテクニックを習得することも必要となります。
※プロンプトとはAIとの対話やコマンドラインインタフェース（CLI）などの対話形式のシステムにおいて、ユーザが入力する指示や質問のこと。