申請処理の改善のポイントは、実は通知設定にある？！

緊急事態宣言が要請されてからそろそろ2か月が経とうとしておりますが、みなさまいかがお過ごしでしょうか。
先日、「全国で緊急事態宣言解除」というニュースも飛び込んできて、やっとスタートを切れるといったプロジェクトや企業様も多いのではないでしょうか。
弊社では 4月上旬よりリモート体制で勤務していますが、リモート勤務も馴染んできたと思います。アフターコロナ後、働き方も大きく変わっていくことが注目されている今、テクノロジーと工夫でこの時代を乗り切りましょう！

さて、今回は申請処理にお悩みのみなさまに必見な記事です。
月末にドタバタ、いつの間にこんなに！もう！一言ちょうだいよ！
と慌ただしく処理に追われた経験のある方も、いらっしゃるのではないでしょうか。

それこそ”月末”かつ”緊急事態宣言解除”で一斉に申請がくるといった事も予想されますよね。
自動通知でこまめにチェックして、ドタバタ悩みを解消しませんか？
弊社での処理方法についてご紹介させていただければと思います！

申請処理にまつわるトラブルとは？
報告漏れを自動通知で解決！
自動通知は定型文になりやすい？
選定のポイントは通知設定？！
最後に

申請処理にまつわるトラブルとは？

まず申請処理でよく聞くトラブルと言えば、大きな理由として下記 2 点が挙げられます。

1. 期限が近づいても申請がなかなかあがってこない
・申請期日を忘れていた
・申請が必要なことを忘れていた
・申請に必要な書類が用意できていない…etc

2. 申請したのに処理してもらえない
・たくさんの申請処理で埋もれてしまう
・報告漏れによって承認者が申請に気付いていない…etc

この記事を読んでいる皆様も一度は経験したことがあるのではないでしょうか。
そんなトラブルの原因である”気付かなかった”や”忘れていた”などを防ぐために実際に行われていることは、申請者、承認者にチャットやメールなどでの呼びかけるというデジタルを活用してもまだアナログに近い対応がされているのが現状です。
外回りや会議が続くとその連絡をする時間すらない…といった事も多々あります。

報告漏れを自動通知で解決！

そのため、”気付かなかった”や”忘れていた”などをどのように工数を掛けずに行うことができるかがポイントになってきます。

特定のワークフロー系の業務ツールやRPA（Robotic Process Automation）ツールを使用すれば、
申請タイミングにメールなどで自動通知を送信する事が可能となります。
また、リマインドとして申請者本人にメールを送ることも実現できますし、企業様によってはLINEやSlackなどの普段よく見るチャットツールと連携するケースも増えてきています。

このように自動化することによって申請者、承認者の気づきを増やし、申請時の報告漏れや期日までの承認漏れをぐんと減らすことが可能となります！

自動通知は定型文になりやすい？

自動化すれば全てが解決するのか？と言われるとそうとも限らないのが現実です…
理由としては自動にするからこそ通知されるメールなどの内容が定型文となってしまいがちという事です。
定型文で送られる内容は、導入当初こそ「通知が来ているから気を付けよう！」という意識もありますが、徐々に「いつもの通知だ」と形骸化され、結局メールフォルダの中で埋もれてしまったり、「あなた宛てに申請がありますよ！」と知らせてくれるものの、実際に申請内容を開いてみないと”誰から”なのか”どんな内容”なのかなどが把握できないといった不十分なものがあったりする事もあります。

選定のポイントは通知設定？！

そのため、運用にしっかりと合った通知設定ができるツールを選択することが重要なポイントになるわけです。
弊社では、Canbus.（データを蓄積/共有/活用できるビジネスアプリプラットフォーム）にて、申請や契約状況などを管理しています。
Canbus. では、申請を促す通知や、申請した際に自動で承認者にメールを送ることができますし、条件やタイミング、通知内容など以下のように細かく設定することが可能です！

＜設定できる内容例＞

・状況に合わせて通知メールの送信タイミングを変更可能！
（レコードを追加・更新・削除の即時タイミング、指定された日時など）

・送付先をシーンに合わせて選択可能！
（Canbus.内のユーザーを指定、作成者や更新者・作業者、メールアドレスで指定など）

・申請内容に合わせた通知メールを送信可能！

・通知メールの内容をレコードの内容を引用して作成可能！

その他にもフォーム内の項目を組み合わせることで、リマインドメールを送ったり、より細かな条件で送信することが可能となります！

費用も最も安いプランでは1万円から使うことができ、業務に使えるアプリをいくつでも使い放題、ユーザーの人数も無制限と、企業様にとって不安材料でもある料金面もクリアできるツールとなっております。
まずはお試しで体験サイトで使用する事も可能となっておりますので、是非一度覗いてみてください！
【Canbus. 体験サイト】
https://canbus.com/trial/